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Questões de Concurso sobre Conceito e definições
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Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) quanto à gestão de documentos.
( ) A gestão de documentos possui três fases básicas: a produção, a utilização e a eliminação.
( ) Atividades de protocolo, expedição, organização e elaboração de normas de acesso à documentação ocorrem na fase de utilização.
( ) Pode-se definir a gestão de documentos como o conjunto de procedimento e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
( ) Selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação, e escolher materiais de consumo e permanente para as tarefas arquivísticas são elementos encontrados na fase de produção.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V • V • F • V
B
V • F • F • V
C
F • V • V • V
D
F • V • F • F
E
F • F • V • F
Entre as principais razões pelas quais a gestão de documentos é fundamental em uma repartição pública, pode-se destacar:
A
A obtenção de um sistema de identificação.
B
A padronização dos métodos de arquivamento.
C
Uma maior agilidade nas consultas aos documentos.
D
Um maior grau de organização, e, portanto, economia de tempo.
E
Todas as alternativas anteriores.
Sobre a gestão de documentos nas organizações públicas, considere as afirmativas a seguir.
I. É dividida em três fases básicas de gestão: Produção, Utilização e Destinação.
II. É dividida em três princípios arquivisticos: Organização, Controle e Economicidade.
III. É dividida em quatro níveis de aplicação: Mínimo, Mínimo Ampliado, Intermediário e Máximo.
IV. É dividida em dois níveis de grau de sigilo: Ostensivos e Sigilosos.
Assinale a alternativa correta.
A
Somente as afirmativas I e II são corretas.
B
Somente as afirmativas II e III são corretas.
C
Somente as afirmativas I, III e IV são corretas.
D
Somente as afirmativas II, III e IV são corretas.
O ciclo de vida dos documentos é um dos princípios que regem a organização dos documentos de arquivo.
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) a respeito do ciclo.
( ) São os processos de controle e promoção da preservação e da restauração dos documentos.
( ) Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
( ) Trata da organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação de manuscritos e segundo as categorias de assuntos e de seus respectivos suportes físicos.
( ) É composto pelo conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
( ) É composto pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
( ) Trata da fase de junção das cópias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informação.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V, V, F, V, V, F
B
V, F, V, F, V, V
C
F, V, F, V, V, F
D
F, V, F, F, V, F
E
F, F, F, V, F, F
Ao conjunto de procedimentos e operações técnicas necessárias à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e guarda de documentos nas fases corrente e intermediária, que visem à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, denomina-se:
A
protocolo.
B
gestão de documentos.
C
processo administrativo.
D
tipologia.
E
administração de arquivo.
Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir, por
meio da preservação do acervo, que a documentação produzida
esteja acessível em longo prazo.
C
Certo
E
Errado
Com relação à gestão de documentos, assinale a afirmativa CORRETA.
A
A gestão de documentos visa à reprodução dos documentos em cópias para garantia de preservação de conteúdo em casos inesperados.
B
O principal objetivo da gestão de documentos é a eliminação de documentos de valor secundário.
C
A classificação pode ser considerada a espinha dorsal da gestão de documentos, que consiste em estabelecer um modelo hierárquico, por assunto, nos documentos secundários.
D
A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, pois possibilita a eliminação criteriosa de documentos.
E
A gestão de documentos possibilita a descrição dos acervos documentais.
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes que trata da produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, que visa a eliminação ou recolhimento para guarda permanente, é denominado de gestão de
A
classes.
B
atributos.
C
princípios.
D
documentos.
O “conjunto de procedimentos e operações
técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia
em produção, tramitação, uso, avaliação e destinação
de documentos arquivísticos correntes e intermediários
de uma organização” denomina-se sistema de:
A
arquivamento.
B
informação.
C
gerenciamento arquivístico de documentos.
D
gerenciamento de operações.
E
gestão de arquivos.
A gestão de arquivos oferece diversos benefícios a uma instituição pública. Dentro os fatores abaixo, o único que NÃO representa um benefício da gestão de arquivos é:
A
A geração de duplicidade de documentos e arquivos.
B
A preservação de documentos e informações importantes.
C
A otimização do processo de busca por informações.
D
A redução no acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
E
A redução no tempo necessário para encontrar arquivos e documentos.
“Em organizações públicas e privadas, a ________________ é entendida como o conjunto de medidas e rotinas que têm como finalidade promover a racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. A lacuna acima pode ser corretamente preenchida pelo termo:
A
Tecnologia da Informação
B
Gestão do Conhecimento
C
Gestão de Documentos
D
Conservação de Documentos
A gestão de arquivo é extremamente importante para a administração pública e sua ausência, acarreta um ciclo vicioso de danos ao patrimônio público documental e pode gerar: ineficiência dos serviços, desmotivação do corpo administrativo, aumento da burocratização, demora e descumprimento das normas.
Marque a alternativa que registra CORRETAMENTE fatores causadores de danos ao arquivo público.
A
Formação de massas documentais acumuladas;
B
Multiplicação de instalações, mobiliário e equipamentos inadequados;
C
Intensificação da obsolescência tecnológica;
D
Destruição ou apropriação pessoal do patrimônio público documental.
E
Todas as alternativas acima estão corretas.
Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna______________. é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A
Arquivamento.
B
Acervo.
C
Gestão de documentos.
D
Avaliação de documentos.
Em relação ao sistema de informação de gestão arquivística de documento, analise as afirmativas a seguir.
I. Audiovisuais.
II. Digitais.
III. Digitais e convencionais.
IV. Audiovisuais e textuais.
Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).
A
I.
B
I – II.
C
II – III.
D
III – IV.
E
IV.
Em relação às vantagens e aos desafios sobre a utilização das novas tecnologias nos arquivos, analise as afirmativas a seguir.
I. Os sistemas eletrônicos de informação têm sido cada vez mais utilizados, para assegurarem a preservação e o acesso às informações a longo prazo considerando a sua capacidade de garantir a preservação e por ser o meio digital mais estável e eficiente para armazenamento e reparo mais rápido das informações.
II. Entende-se como gestão documental o conjunto de procedimentos que visam garantir mais eficiência e eficácia na produção, na tramitação, no uso, na avaliação e na destinação de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma instituição. A gestão diz respeito, contudo, apenas aos documentos convencionais, visto que, quando é concebida como um sistema informatizado que controla documentos eletrônicos e(ou) digitais, passa a ser chamada de sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico.
III. Em um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico de documentos, metadados são estruturas padronizadas de informações sobre o documento (eletrônico ou não) que visam garantir sua documentabilidade e contribuir para a acessibilidade e preservação dos documentos.
IV. Nos processos de criação, transmissão e preservação de documentos em formato digital, deve-se definir claramente procedimentos e estratégias de gestão arquivística de documentos, a fim de se garantir a produção e a manutenção de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis, compreensíveis e preserváveis.
Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).
A
I.
B
II.
C
II – III.
D
III – IV.
E
I – II – III – IV.
O conceito de gestão de documentos surgiu motivado pelo(a)
A
aparecimento do documento digital.
B
explosão documental.
C
existência de documentos históricos.
D
teoria das três idades.
E
princípio da proveniência.
Gestão de documentos é o conjunto de medidas e procedimentos que garante o controle dos documentos. Com base em seu conhecimento sobre gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.
A
A gestão de documentos não abrange a atividade de avaliação do documento.
B
A gestão de documentos abrange as atividades de tramitação e uso do documento.
C
A gestão de documentos abrange o arquivamento de documentos em fase corrente ou intermediária.
D
Para organizar um arquivo é necessário conhecer e considerar alguns dados referentes ao documento, como as espécies de documento: relatório, ofício, projetos etc.
A gestão documental é uma atividade de grande importância para as organizações, pois tem um poder de atuar desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o Auxiliar em Administração, ao exercer suas atividades, tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos, no âmbito do Instituto Federal do Piauí. Levando em consideração esse contexto, assinale a afirmativa INCORRETA.
A
Umas das principais finalidades do arquivo em uma organização como o Instituto Federal do Piauí seria servir de apoio à gestão, auxiliar na execução das atividades rotineiras.
B
No Instituto Federal do Piauí, o arquivo pode exercer a função de tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
C
No contexto de atuação do Instituto Federal do Piauí, é impossível que o Auxiliar em Administração atue com documentos considerados correntes.
D
Um arquivo central ou geral no Instituto Federal do Piauí poderia ter como responsabilidade receber documentos correntes de diversos outros órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.
E
A gestão de documentos no Instituto Federal do Piauí pode ter como objetivo a racionalização e a eficiência dos arquivos.
A Gestão Documental estabelece etapas para garantir a eficácia, eficiência e efetividade do acesso aos documentos arquivísticos, precedida da implementação e planejamento da política da gestão documental na organização. Com relação à Gestão Documental, assinale a alternativa que NÃO apresenta uma de suas etapas:
A
eliminar
B
registrar
C
instruir
D
destinar
Ano:
2016
Banca:
COPEVE/UFAL - FUNDEPES
O estudo da Gestão de Arquivos envolve uma série de terminologias que são adotadas com o objetivo de estabelecer um vocabulário uniforme para a elaboração de um glossário próprio da área. Sobre os termos adotados pela comunidade arquivística brasileira, dadas as afirmativas,
I. Recolhimento é a transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.
II. Unidade de arquivamento é o instrumento de pesquisa auxiliar que atualiza as notações antigas.
III. Arquivo corrente é um conjunto de documentos em curso ou que são usados frequentemente.
IV. Eliminação é a destruição de documentos considerados sem valor para serem guardados.
verifica-se que está(ão) correta(s)
A
IV, apenas.
B
I e II, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I, III e IV, apenas.
E
I, II, III e IV.
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