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Questões de Concurso sobre Conceito e definições
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A gestão de documentos tem por objetivo:
I- Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico;
II- Organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos de modo eficiente;
III- Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente.
Dos itens acima:
A
Apenas os itens I e II estão corretos.
B
Apenas os itens II e III estão corretos.
C
Apenas os itens I e III estão corretos.
D
Todos os itens estão corretos.
Sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale (V) para a afirmativa verdadeira e (F) para a falsa.
( ) Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.
( ) Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
( ) Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a ordem apresentada.
A
F – V – F.
B
F – V – V.
C
V – F – V.
D
V – V – F.
E
F – F – V.
Considera‐se como gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, à sua tramitação, a seu uso, à sua avaliação e
a seu arquivamento.
C
Certo
E
Errado
Nas organizações públicas e privadas, a _________________ tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de ________________ nas empresas.
Os termos que respectivamente completam de forma correta as lacunas acima são:
A
Gestão de Produção/ Pessoas
B
Gestão da Qualidade/ Produtos
C
Gestão de Pessoas/ Processos
D
Gestão de Documentos/ Documentos e arquivos
A gestão de documentos possui uma série de benefícios secundários. Entre as alternativas abaixo, a única que NÃO traz um destes benefícios secundários é:
A
Menor segurança no armazenamento de documentos e arquivos.
B
Padronização dos métodos de arquivamento.
C
Maior agilidade nas consultas aos documentos.
D
Obtenção de um sistema de identificação.
Assinale a alternativa que descreve a gestão de documentos na perspectiva da arquivologia.
A
Sequência de operações que visam a distribuir os documentos de um arquivo.
B
Conjunto de medidas visando à racionalização e à eficiência na criação, na tramitação, na classificação, no uso primário e na avaliação de arquivos.
C
Sequência de diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora que visam a distribuir os documentos de um arquivo.
D
Conjunto de medidas visando a distribuir os documentos de um arquivo.
E
Coleção de documentos, naturalmente, no curso das ações, de maneira contínua e progressiva.
A gestão de documentos é o processo de análise
da documentação de arquivos, visando ao
estabelecimento de sua destinação.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos nasce em meados do século XX com a função de resolver o problema decorrente da “explosão documental”. É CORRETO afirmar que a gestão de documentos se preocupa com o tratamento dos documentos nas fases
A
de utilização e permanentes.
B
correntes e permanentes.
C
intermediárias e finais.
D
correntes e intermediárias.
De uma política de gestão arquivística de documentos, é correto afirmar:
A
Depende exclusivamente da implantação de um sistema de tecnologia da informação.
B
Tem por objetivo implementar estratégias de digitalização de todos documentos em suporte de papel, desde a sua produção, e eliminá-los no tempo mais curto possível para evitar o acúmulo de massa documental.
C
Deve impugnar a política de gestão arquivística predecessora, determinar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas no programa de gestão, de forma que esteja claro quem é o chefe do órgão.
D
Tem por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar as funções e atividades dos órgãos e entidades produtoras.
E
Deve declarar oficialmente e exclusivamente as intenções que especificam como será realizada a gestão no órgão ou entidade. A declaração por si só garante uma boa gestão arquivística de documentos.
O Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná é o instrumento normatizador das atividades de classificação, arquivamento e destinação de documentos produzidos e recebidos pela Administração Pública. Com base no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:
( ) Tabela de temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente, intermediário e permanente.
( ) Os documentos com valor primário apresentam interesse cultural, científico, tecnológico ou histórico.
( ) A Comissão Setorial de Avaliação de documentos será constituída por sete membros e seus suplentes.
( ) O critério utilizado para classificação de documentos é o conteúdo do documento, ou seja, o assunto.
( ) Recolhimento é o encaminhamento dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.
A
V – V – V – F – V.
B
V – F – V – V – F.
C
F – V – F – F – V.
D
F – V – F – V – V.
E
V – F – F – V – F.
Para ter validade, todo e qualquer contrato deve ser
registrado em cartório por escritura pública.
C
Certo
E
Errado
Ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é dado o nome de:
A
arquivo permanente.
B
guarda documental.
C
gestão de documentos.
D
arquivo intermediário.
É CORRETO afirmar que Gestão de documentos constitui-se em um
A
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à tramitação e uso, arquivamento, reprodução, avaliação e arquivamento, nas fases corrente, intermediária e permanente.
B
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à catalogação, classificação, tramitação, uso, arquivamento, indexação, publicidade e arquivamento de documentos, apenas em fase permanente.
C
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento, reprodução e arquivamento, em fase corrente e intermediária de documentos arquivísticos, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
D
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à organização de documentos digitais por meio de softwares específicos, com o objetivo de otimizar a recuperação de informação relacionada aos conteúdos dos documentos.
Assinale a alternativa incorreta. A gestão documental é um conjunto de procedimentos técnicos capaz de tratar a informação arquivística desde os órgãos produtores até o seu destino final, a eliminação ou guarda permanente. Assinale a alternativa incorreta quanto ao que faz parte dos procedimentos técnicos da gestão arquivística de documentos:
A
produção de documentos
B
avaliação de documentos
C
classificação de documentos
D
permuta de documentos
E
identificação de documentos
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é chamado de:
A
Gestão administrativa.
B
Gestão de protocolo.
C
Gestão de documentos.
D
Arquivo corrente.
Assinale a alternativa que apresenta a finalidade da gestão de documentos.
A
facilitar as atividades culturais
B
preservar a memória institucional
C
servir à administração
D
eliminar os documentos desnecessários
E
diminuir os custos dos documentos permanentes
De acordo com a definição existente na legislação brasileira sobre gestão de documentos, a fase arquivística que está fora do âmbito da gestão de documentos é a fase
A
corrente.
B
permanente.
C
intermediária.
D
semiativa.
E
de gestão.
As instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos documentos considerados de valor histórico. Com o conceito de gestão documental que surgiu na década de 40, quando EUA e Canadá começaram a sentir a necessidade de lidar com grandes massas de 8 documentos da administração pública e, visando a racionalidade, começaram a intervir no ciclo de produção, utilização, conservação e destinação de documentos, assinale a alternativa que corresponde a vantagens de um programa de gestão de documentos:
A
Desburocratizar o acesso documental privilegiando algumas áreas e setores.
B
Bloquear o acesso da documentação para fins de preservação.
C
Restringir acesso documental de valor histórico.
D
Permitir que todos tenham acesso ao acervo documental histórico.
E
Simplificar e racionalizar os procedimentos e a análise do fluxo documental nas fases corrente e intermediária.
A gestão de arquivos confere diversos benefícios importantes a qualquer organização quando bem estruturada. A alternativa que melhor apresenta os benefícios obtidos com um bom programa de gestão de arquivos é:
A
Garantir a preservação de informações importantes.
B
Otimizar o processo de busca por informações.
C
Evitar acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
D
Todas as alternativas anteriores trazem benefícios importantes da gestão de arquivos e estão corretas.
Com relação ao escopo da gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. Determina os documentos que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos e na redução da massa documental produzida.
II. Exige planejamento, organização, coordenação e controle de pessoal, espaço físico, equipamentos, instalações, material e recursos financeiros.
III. Implica em realizar a descrição arquivística dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades.
Está correto o que se afirma em
A
I, apenas.
B
II, apenas.
C
III, apenas.
D
I e II, apenas.
E
I, II e III.
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