Questões de Concurso sobre Conceito e definições

A gestão de documentos é um recurso usado para a preservação do acervo e da memória da empresa e cumpre essa função quando apresenta as seguintes características, exceto quando:

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Desse modo, associe corretamente a coluna correspondente a cada nível descrito.

(1) Nível mínimo

(2) Nível mínimo ampliado

(3) Nível Intermediário

(4) Nível máximo

( ) Complementa o anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo.

( ) Complementa o anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;

( ) Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação.

( ) Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente;

Gestão de documento refere-se à atividade arquivística. A respeito da Gestão de documentos, analise as assertivas abaixo e, em seguida, assinale a alternativa CORRETA.

I. Gestão de documentos é o conjunto de medidas e procedimentos que garante o controle dos documentos, abrangendo, dentre outras atividades, a atividade de conservação e arquivamento.

II. A gestão de documentos não abrange a atividade de produção do documento.

III. A gestão de documentos abrange a atividade de arquivamento de documentos, sendo que, para organizar um arquivo, é preciso conhecer e considerar alguns dados referentes à documentação como a espécie do documento, que pode ser relatório, projetos etc.

________________ é o conjunto de medidas e rotinas que têm como finalidade promover a racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O texto acima se refere a:

De acordo com a terminologia arquivística, o “conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos” é a definição de:

Um programa mínimo de gestão de documentos envolve a orientação para a produção de documentos.

Sobre os conceitos básicos de arquivamento, leia as afirmativas.

I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição.

II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária.

III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.

IV. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

V. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente.

Está incorreto o que se afirma em:

Com relação às atividades de gestão documental, o protocolo representa o início de todas elas, pois toda correspondência que chega à instituição passa inicialmente por esse setor. Desta forma, as principais funções do Setor de Protocolo são:

Um programa de gestão de documentos deve abranger, minimamente, procedimentos de guarda, eliminação e recolhimento de documentos.

Baseado na política nacional de arquivos públicos e privados, leia as sentenças abaixo e assinale a alternativa correta:

I. Para este fim, são considerados arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

II. A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção destes documentos, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Para realizar uma adequada gestão documental é importante consultar a tabela de temporalidade para verificar a equivalência de novos documentos com suas antigas notações.

A condição necessária para a implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos é a digitalização ou microfilmagem dos documentos.

Um programa de gestão de documentos deve contar com os seguintes níveis:

Sobre a Arquivologia, marque (V) para a(s) afirmativa(s) verdadeira(s) e (F) para a(s) falsa(s):

( ) A gestão de documentos é uma operação arquivística, "o processo de reduzir seletivamente as proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

( ) O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Incluem também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização (digitalização) aplicados aos arquivos.

( ) O arquivista tratase do profissional analista e gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais.

( ) Não é de competência do arquivista elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica.

A sequência correta é:

Sobre os níveis da gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. O nível mínimo ampliado determina que os órgãos arquivísticos devem contar com programas de retenção e eliminação de documentos.

II. O nível intermediário avançado estabelece procedimentos para recolher os documentos de valor temporário para a instituição arquivística privada.

III. O nível máximo preconiza a existência de apenas um centro de arquivamento público intermediário.

Assinale:

O controle do fluxo de documentos de uma Instituição desde sua criação até a destinação final, chama-se: