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Em relação à gestão de arquivos e recebimento e transmissão de informações, coloque V para verdadeiro e F para falso:
( ) A gestão de arquivos possibilita a preservação adequada de documentos e arquivos importantes.
( ) A gestão de arquivos possibilita a otimização do processo de busca por informações.
( ) A gestão de arquivos possibilita a redução do acúmulo desnecessário de dados digitais e também de papel.
( ) Rotinas de recebimento e transmissão de informações representam um processo importante em organizações de grande porte, mas não são relevantes em instituições pequenas.
A alternativa que apresenta de forma CORRETA a classificação das afirmações acima é:
A
V,F,F, V
B
F,F,V, F
C
F,F,F, V
D
V,V,V, F
O conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, na tramitação, no uso, na avaliação, no arquivamento e na destinação de documentos é o sistema de gestão de documentos.
C
Certo
E
Errado
No Brasil, a gestão de documentos se institucionalizou com a aprovação da Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. A mencionada lei define gestão documental, como sendo:
A
Administração do uso e circulação da informação, com base na teoria ou ciência da informação.
B
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
C
Administração do depósito no tocante à utilização do espaço, localização e movimentação do acervo, armazenamento, climatização, higiene e segurança.
D
Notação destinada à gestão lógica e intelectual dos documentos, de acordo com os instrumentos de pesquisa.
E
Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento, arquivamento e destinação de documentos.
Todas as alternativas a seguir trazem benefícios de um programa de documentação, EXCETO:
A
Obtenção de um sistema de identificação organizado.
B
Padronização dos métodos de arquivamento.
C
Maior agilidade nas consultas aos documentos.
D
Maior duplicidade de documentos e incidência de erros.
Em relação à Gestão de Documentos, no âmbito dos arquivos, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) É compreendida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, catalogação, preservação e destinação de documentos para a eliminação.
( ) A avaliação documental constitui parte do processo de gestão de documentos de uma referida instituição, seja ela pública ou privada, e deve ser encarada como uma função essencial à identificação do valor dos documentos de arquivo para obtenção de prazos de guarda e sua destinação final.
( ) A catalogação é uma função arquivística utilizada para a descrição de documentos de arquivos de caráter permanente e está relacionada ao processo de gestão de documentos nas organizações.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A
V – F – F.
B
F – F – V.
C
V – F – V.
D
V – V – F.
E
F – V – F.
Dentre os objetivos da gestão de documentos, busca-se a eficiência nos procedimentos de gerencia-mento de arquivos organizacionais, portanto, a gestão de documentos tem a finalidade de:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e técnico.
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja consultada por terceiros.
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.
A
Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas.
B
Apenas as afirmativas III e IV estão corretas.
C
Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.
D
Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
E
Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
Gestão Documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Uma de suas principais funções é
A
o aumento substancial de informações.
B
a disseminação de informações.
C
a propagação de dados.
D
o controle de informações.
E
a especificação de dados.
A Divisão de Gestão Documental tem como missão a implantação da política de gestão documental e a preservação do acervo arquivísticos, acumulado, produzido ou recebido. Tem sob sua responsabilidade as atividades de uma Unidade Protocolizadora que são:
Assinale a alternativa INCORRETA:
A
Encaminhamento.
B
Classificação.
C
Registro.
D
Autuação de documentos avulsos para formação de processos.
E
Atribuição do Número Único de Protocolo (NUP).
A publicação de Lei que dispõe sobre arquivos públicos e privados também caracteriza a gestão de documento, que é o:
A
conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
B
conjunto de procedimentos e operações táticas à sua produção, tramitação, uso e arquivamento em todas as fases, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
C
conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção e arquivamento em fase intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
D
conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e permanente, visando a sua eliminação ou recolhimento.
E
conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase intermediária e permanente, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda provisória.
Sobre documentação e arquivo, analisar os itens abaixo:
I. Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
II. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, não visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A
Os itens I e II estão corretos.
B
Somente o item I está correto.
C
Somente o item II está correto.
D
Os itens I e II estão incorretos.
Em um contexto de Gestão de Arquivos, considere:
I. Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes
II. Otimização do processo de busca por informações
III. Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
A alternativa que apresenta de forma completa e correta os benefícios obtidos com um bom programa de gestão de arquivos é:
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas III.
D
I, II, III.
Marque a opção que NÃO apresenta um objetivo da gestão de documentos:
A
Organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades.
B
Assegurar a conservação e o acesso aos documentos de caráter permanente.
C
Otimizar o acesso à informação quando e onde se fizer necessário ao governo e aos cidadãos.
D
Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico.
E
Organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos de modo eficiente.
No que se refere à gestão, à classificação e à avaliação de documentos, assinale a alternativa que apresenta um conceito de gestão de documentos.
A
Constitui um referencial para a recuperação dos documentos.
B
Consiste basicamente na análise e na identificação dos valores dos documentos.
C
É o conjunto de documentos de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
D
São procedimentos para eliminação ou recolhimento para guarda permanente dos documentos.
O nome dado ao conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação possibilita a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos, é sistema de
A
arquivamento eletrônico de documentos.
B
arquivos.
C
classificação e arranjo de documentos.
D
gestão de documentos.
E
recuperação da informação.
Ano:
2019
Banca:
URI Santo Ângelo
Quanto à gestão de documentos, assinale a alternativa CORRETA.
A
Atividades-meio são o conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para o desempenho de suas competências específicas.
B
Atividades-fim são o conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas competências específicas.
C
São atividades da gestão de documentos somente a tramitação, uso e arquivamento permanente.
D
O ciclo vital dos documentos é a sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.
Controle eficiente e sistemático da produção, recebimento, manutenção, uso e destinação de documentos, incluindo processos para captura, manutenção de provas e informações sobre atividades e transações. Trata-se da definição de
A
sistema de documentos de arquivo.
B
acesso à informação arquivística.
C
inventário de acervos arquivísticos.
D
gestão de documentos eletrônicos.
E
gestão de documentos de arquivo.
A gestão de documentos é uma área do arquivo documental, que tem a função de promover a administração dos documentos. Legalmente, instituída no Brasil em 1991, através da Lei 8.159, a gestão de documentos, possibilita a correta:
I- Preservação e acesso dos documentos de caráter permanente.
II- Destinação dos documentos de modo eficiente.
III- Tipologia de documentos sem valor administrativo.
IV- Organização indispensável para o bom funcionamento da escola.
Estão corretas apenas:
A
I e II.
B
I, II e III.
C
I, II e IV.
D
II, III e IV.
São objetivos da gestão de arquivos, EXCETO:
A
Garantir que a informação governamental esteja acessível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos.
B
Garantir que a informação governamental esteja acessível quando e onde seja necessária apenas ao governo.
C
Garantir a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para pesquisa científica.
D
Realizar procedimentos e operações técnicas nos arquivos, referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
E
Proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
É objetivo da gestão de documentos assegurar a
disponibilidade da informação documental para o governo e
para os cidadãos.
C
Certo
E
Errado
A classificação de documentos é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Sobre as rotinas correspondentes às operações de classificação de documentos, o que não é realizado?
A
Receber o documento para classificação.
B
Identificar o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com o conteúdo, através da leitura do documento.
C
Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário.
D
Na primeira folha do documento fazer anotação do código.
E
Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas.
Gerar simulado