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Questões de Concurso sobre Conceito e definições
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Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles podem ser necessárias a qualquer momento. Em função disso, é essencial contar com critérios claros de arquivamento para facilitar a localização desses documentos. A respeito dos métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.
A
O arquivamento por assunto se resume a organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética deles, assim promovendo uma consulta mais intuitiva e eficiente.
B
O método numérico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, efetivando sua digitalização.
C
O método alfabético consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto abordado neles.
D
O método numérico dígito-terminal é empregado para fazer a organização dos documentos por data.
E
O método geográfico é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem.
Sobre a gestão de documentos, analise as assertivas a seguir.
-
I. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um dos recursos fundamentais utilizados por uma instituição, a fim de garantir a eficiência na gestão de seu acervo documental.
II. Além de ter como principal vantagem a economia de tempo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) proporciona o aumento da segurança dos documentos, minimiza perdas e facilita o acesso e o compartilhamento das informações.
III. A tabela de temporalidade é um instrumento auxiliar na gestão de documentos, que determina prazos e condições de guarda, de acordo com o que a legislação determina.
IV. A gestão de documentos é dividida em três fases básicas, a saber: produção de documentos; utilização de documentos; e, destinação de documentos.
-
Está correto o que se afirma em
A
I, II, III e IV.
B
II, apenas.
C
I e IV, apenas
D
I, II e IV, apenas.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que deve ser aplicado aos documentos na(s) idade(s)
A
corrente.
B
intermediária.
C
permanente.
D
corrente e intermediária.
E
corrente, intermediária e permanente.
No decorrer do processo de implantação da gestão documental, as maiores dificuldades estão relacionadas com a resistência às mudanças, os vícios arraigados e as disputas internas de poder pela informação.
C
Certo
E
Errado
A Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos utilizados para garantir uma correta organização e armazenamento dos documentos da empresa. Os documentos passam por três fases de arquivamento: produção de documentos, utilização de documentos e destinação dos documentos. Sobre a fase de utilização de documentos, assinale a alternativa CORRETA.
A
Determina como será feito o controle, o uso e o armazenamento dos documentos da empresa.
B
Estabelece os critérios de catalogação do documento.
C
Mantém os documentos em meio digital, apenas.
D
Promove um registro de anotação de uso do documento.
E
Identifica e descreve os documentos por séries ou classes;
Gestão de documentos consiste em um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Para realizar esta gestão, faz-se necessário
A
participar de todos os projetos da instituição.
B
conseguir livre acesso a todos os documentos da instituição.
C
ter a anuência dos altos níveis da instituição.
D
conhecer a estrutura e funções da instituição.
E
crescer hierarquicamente dentro da instituição.
Em relação à Gestão de Arquivos e Documentos, analise as seguintes proposições:
I – Preservação adequada de documentos e arquivos importantes.
II – Otimização do processo de busca por informações relevantes.
III – Redução do acúmulo de dados físicos.
IV – Criação de mecanismos que dificultem a consulta de dados.
V – Aumento do acúmulo de dados digitais.
Qual alternativa apresenta de forma COMPLETA e CORRETA os benefícios obtidos com um programa que lide de forma eficiente com arquivos e documentos em uma organização pública.
A
apenas as afirmativas II, IV e V.
B
apenas as afirmativas I, II e III.
C
apenas as afirmativas I, IV e V.
D
apenas as afirmativas III, IV e V.
E
apenas as afirmativas I, III e V.
A gestão de documentos tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. A alternativa que elenca de forma mais correta e completa os objetivos secundários da gestão de documentos é:
A
Criação de um sistema de identificação;
B
Padronização no arquivamento de documentos;
C
Maior velocidade na consulta de documentos;
D
Todas as alternativas anteriores estão corretas.
Para ROSSEAU E COUTURE, as funções arquivísticas voltadas para a gestão de documentos são comumente enumeradas em:
A
Criação/produção, classificação, avaliação, descrição, conservação/preservação, difusão/acesso.
B
Criação, aquisição, classificação, avaliação, descrição, preservação e difusão.
C
Criação/produção, aquisição, classificação, avaliação, descrição, recuperação e acesso.
D
Classificação, avaliação, descrição, conservação/preservação e difusão.
E
Criação, classificação, seleção, avaliação, preservação, descrição e difusão.
O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos tem como requisitos obrigatórios incluir o plano de classificação do órgão e ser compatível com ele.
C
Certo
E
Errado
Coloque (F) nas alternativas falsas e (V) nas alternativas verdadeiras
O artigo 30 da Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos), dispõe que gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A gestão de documentos tem como objetivos:
( ) Assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos.
( ) Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.
( ) Inibir o acesso dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.
( ) Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.
( ) Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
A sequência CORRETA é:
A
V - V - V - F - F.
B
F - V - V - F - V.
C
V - V - F - F - V.
D
F - F - V - V - F.
No tocante ao uso racional de arquivos em organizações públicas, é correto afirmar:
A
Permite que documentos e informações estejam desorganizados, de modo que não sejam facilmente acessados quando necessário.
B
Permite que somente documentos impressos estejam organizados, de modo que sejam facilmente acessados quando necessário.
C
Permite que somente documentos eletrônicos estejam organizados, de modo que sejam facilmente acessados quando necessário.
D
Permite que somente documentos relacionados à legislação federal estejam organizados, de modo que sejam facilmente acessados quando necessário.
E
Permite que documentos e informações estejam organizados, de modo que sejam facilmente acessados quando necessário.
Ano:
2021
Prova:
VUNESP - Prefeitura - Auxiliar de Escrita - 2021
Ao conjunto de medidas que buscam racionalizar e tornar eficientes os processos de criação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos, que estejam nas fases corrente ou intermediária (podendo-se incluir eliminação ou recolhimento para guarda permanente), recebe o nome de gestão
A
estrutural.
B
empresarial.
C
administrativa.
D
documental.
E
científica.
Assinale a opção CORRETA sobre gestão de documentos.
A
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental no órgão/instituição viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação.
B
Atos de assentamento: expedidos por autoridades administrativas com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: decretos, leis, alvarás, ordens de serviço, portarias, normas, etc.
C
Atos normativos: são os opinativos, esclarecem assuntos, visam fundamentar uma solução. Ex.: relatórios, laudos, pareceres, etc.
D
Atos de ajuste: são os que comprovam assentamentos, decisões. Ex.: atestados, traslados, certidões, etc.
E
Atos comprobatórios: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Ex.: memorandos, avisos, notificações, ofícios, notas, exposição de motivos, circulares, editais, mensagens, etc.
Identifique a seguir a afirmativa VERDADEIRA sobre a gestão de documentos:
A
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial de documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração.
B
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, foi criada em substituição à Lei nº 8.159/91, regulamentando a gestão documental no Brasil.
C
Somente os agentes públicos têm assegurado o direito a receber informações de interesse particular ou de interesse coletivo, contidas em documentos de arquivos públicos.
D
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção e eliminação de documentos.
A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais. São objetivos da gestão de documentos, EXCETO:
A
Assegurar, de modo ineficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
B
Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for solicitada.
C
Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.
D
Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário - administrativo, fiscal, técnico, legal - ou valor secundário, ou seja, importância histórica para a pesquisa científica.
E
Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.
Em relação à Gestão de Arquivos nas organizações públicas, considere:
I – Preservação adequada de documentos e arquivos importantes
II – Otimização do processo de busca por informações
III – Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais.
IV – Aumento na quantidade de papel a ser utilizado
A alternativa que apresenta de forma completa e CORRETA os benefícios obtidos com um bom programa de gestão de arquivos é:
A
Apenas I
B
Apenas II e III
C
Apenas I e IV
D
Apenas I, II e III
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Trata-se da definição de
A
preservação e conservação de documentos.
B
ciclo vital dos documentos.
C
sistema de gestão arquivística de documentos.
D
gestão de documentos de arquivo.
E
classificação quanto ao grau de sigilo.
Analise as afirmativas abaixo:
1. Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
2. Arquivo é a designação para um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, para fins de prova ou informação.
3. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos.
4. A forma diz respeito ao estágio de preparação e de transmissão de documentos.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A
São corretas apenas as afirmativas 1 e 2.
B
São corretas apenas as afirmativas 3 e 4.
C
São corretas apenas as afirmativas 1, 2 e 4.
D
São corretas apenas as afirmativas 2, 3 e 4.
E
São corretas as afirmativas 1, 2, 3 e 4.
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