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Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos
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Analise as afirmativas abaixo, que tratam da gestão de arquivos:
1. Podem-se eliminar documentos, quando necessário.
2. A eliminação ou destruição de documentos é considerada prática imoral.
3. Todos os documentos públicos devem ser armazenados em locais de fácil acesso e consulta por parte da população.
4. Todos os documentos públicos devem ser preservados para permitirem consultas e relatos históricos.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A
É correta apenas a afirmativa 1.
B
É correta apenas a afirmativa 4.
C
São corretas apenas as afirmativas 1 e 3.
D
São corretas apenas as afirmativas 3 e 4.
E
São corretas apenas as afirmativas 2 e 4.
A gestão da qualidade é composta por critérios que orientamuma eficaz gestão de documentos. Esses critérios estão relacionados ao controle dos documentos que envolvem processos como elaboração; recebimento e verificação; registro e validação. Entre esses critérios, temos:
A
Inutilização; digitalização e; condições de acesso.
B
Compilação; indexação e; tempo de retenção.
C
Armazenamento e manutenção; compilação e; codificação.
D
Digitalização; codificação e; arquivo (físico ou software).
A Resolução nº 27/2008 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) dispõe sobre o dever do Poder Público de promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas. Sobre o assunto, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta:
I. Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios, deverão contemplar obrigatoriamente programa de preservação documental, contemplando as etapas de produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico em todos os suportes.
II. O Poder Público deverá promover programa de capacitação continuada dos recursos humanos do Arquivo Público e dos serviços arquivísticos governamentais.
III. O Arquivo Público deve ser entendido como a instituição do Poder Público com a função de implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela Administração Pública em seu âmbito de atuação, e de promover a organização, a preservação e o acesso dos documentos de valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos e entidades dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
A
Apenas II está correta.
B
Apenas III está correta.
C
Apenas I e II estão corretas.
D
I, II e III estão corretas.
É correto afirmar sobre gestão eficiente de arquivos nas organizações.
A
Permite que se mantenham os documentos em desordem, com o objetivo de dificultar o acesso aos mesmos.
B
Deve tornar todos os documentos da instituição secretos e de difícil acesso.
C
Deve aumentar os custos operacionais da gestão dos arquivos da organização.
D
Deve criar mecanismos que intimidem todos aqueles que acessam os documentos arquivados de modo a restringir o acesso aos mesmos.
E
Permite que se mantenham os documentos da organização devidamente ordenados, de modo que haja maior facilidade no acesso aos mesmos.
Considerando o tema gestão de arquivos, analise o trecho a seguir.
Atualmente, o(s) arquivo(s) ______________ é(são) considerado(s) uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento, por tempo determinado, assegurando a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados por período conveniente, aguardando o cumprimento dos prazos definidos pelas comissões de análises ou por processo de triagem, em que será decidido se o documento será arquivado para fins de prova ou pesquisa ou se será descartado.
Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna anterior.
A
morto
B
correntes
C
funcional
D
intermediários
Em relação a Gestão de Arquivos, aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas frequentes são denominado:
A
Arquivo morto.
B
Arquivo complementar.
C
Arquivos de terceira idade ou permanentes.
D
Arquivos de primeira idade ou corrente.
E
Arquivos de segunda idade ou intermediário.
Na perspectiva da Gestão de Documentos não é correto afirmar que a conceituação e caracterização dos documentos de arquivo contemplam:
A
Documento é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Os órgãos e entidades da administração pública atuam nos mais diversos domínios do conhecimento e as funções e atividades que desenvolvem os levam a produzir ou receber uma grande quantidade de informações, que, quando registradas em qualquer suporte, constituem documentos de arquivo.
B
Gênero documental compreendido como a reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais. Classificam-se por sua organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e sigilo.
C
Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos aquele que não possui restrição de acesso, ou seja, sua divulgação não prejudica o órgão ou entidade, nem seus servidores. Ou pode ser do tipo documento sigiloso aquele que, pela natureza do seu conteúdo, sofre restrição de acesso e deve ser de conhecimento limitado, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação - esses documentos e as informações que contêm recebem uma classificação de sigilo, chamada de classificação de segurança.
D
A espécie documental reúne tipos documentais por formato que podem ser definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de registro dos fatos, os mais comuns nas estruturas do governo são: atos normativos, atos enunciativos, atos de assentamento, atos comprobatórios, atos de ajuste, atos de correspondências.
E
A divisão da espécie documental consiste no tipo de documento segundo suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica de registro, como exemplos pode-se citar: cartas, na espécie documental carta; decretos-lei, decretos legislativos, na espécie documental decreto.
Com o objetivo de melhor utilizar, guardar e conservar os documentos, faz-se necessário o conhecimento sobre o arquivo, que consiste na reunião de documentos conservados, visando a sua utilização futuramente, podendo, ainda, afirmar que:
A
Os documentos de arquivo possuem, basicamente, o mesmo gênero textual e suporte (papel).
B
Os documentos de arquivo somente poderão ser produzidos pelas instituições públicas, mas não recebidos por elas.
C
Os documentos de arquivos não poderão ser recebidos pela instituição e nem produzidos pelas mesmas.
D
Os documentos podem ter o seu suporte alterado pelos arquivos.
“O propósito geral de um sistema de gestão de documentos é fornecer ao criador os documentos necessários para apoiar a eficiência administrativa. Garantindo a prova registrada, seja para fins internos ou para conformidade regulatória. Os objetivos específicos da gestão dizem respeito à produção e aquisição de documentos arquivísticos confiáveis para fins legais e técnicos; a organização da criação de documentos de maneira ordenada e coerente vinculada às funções desempenhadas; a transmissão e preservação de documentos autênticos; a velocidade e eficiência de recuperação no contexto da atividade administrativa realizada.” (GUERCIO, 2001). Tendo por base o texto a cima e seus conhecimentos a respeito de gestão documental quais afirmativas a baixo são VERDADEIRAS e quais são FALSAS.
I. Um sistema de gestão de documentos busca racionalizar a produção documental e facilitar o acesso aos documentos.
II. A eliminação de documentos é o único objetivo da gestão documental.
III. A classificação documental é uma das etapas fundamentais do processo de gestão.
IV. A produção ordenada e coerente de documentos auxilia a organização e preservação dos documentos permanentes.
V. A preservação documental não tem relevância em um sistema de gestão documental.
A
F, F, V, F, V
B
V, F, V, V, F
C
V, V, F, F, F
D
V, F, V, F, V
E
V, V, V, F, V
A Divisão de Gestão Documental tem como missão a implantação da política de gestão documental e a preservação do acervo arquivísticos, acumulado, produzido ou recebido. Tem sob sua responsabilidade as atividades de uma Unidade Protocolizadora que são:
Assinale a alternativa INCORRETA:
A
Encaminhamento.
B
Classificação.
C
Registro.
D
Autuação de documentos avulsos para formação de processos.
E
Atribuição do Número Único de Protocolo (NUP).
Ano:
2019
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O recolhimento ocorre quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, mantendo seu valor primário.
C
Certo
E
Errado
O caminho percorrido pelo documento desde a sua produção ou recepção no protocolo central até o cumprimento de sua função administrativa é denominado
A
destinação.
B
uso.
C
arquivamento.
D
recolhimento.
E
tramitação.
A eliminação de documentos públicos é hoje um procedimento regulado por normas específicas. O documento diplomático testemunhal que registra o ato administrativo de eliminação de documentos é
A
relação de eliminação de documentos.
B
ata de aprovação da relação de eliminação de documentos.
C
edital de ciência de eliminação de documentos.
D
termo de eliminação de documentos.
E
termo de substituição de documentos.
No âmago da gestão documental está a Teoria das Três Idades, segundo a qual os documentos inicialmente devem ser organizados e mantidos ativamente por seus criadores. Após o período de uso ativo devem ser armazenados por um período adicional de uso não frequente. Quando a utilidade administrativa se encerra por completo realiza-se o recolhimento para um arquivo constante ou eliminação. Segundo essa teoria, os documentos em final de vigência, com prazos longos de prescrição e ocasionalmente consultados ou que aguardam a destinação final, fazem parte de qual período?
A
Primeira idade ou arquivo corrente.
B
Segunda idade ou arquivo intermediário.
C
Terceira idade ou arquivo permanente.
D
Idade secundária ou arquivo corrente.
E
Idade primária ou arquivo permanente.
Cada documento tem um ciclo de vida, que determina o tempo que esse documento deverá permanecer no arquivo corrente, sua transferência para um arquivo intermediário e posterior eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documento ocorre nas fases:
A
Corrente e intermediária.
B
Passiva e ativa.
C
Arquivo pleno e arquivo morto.
D
Emissário e receptivo.
A gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos realizados na idade permanente dos documentos.
C
Certo
E
Errado
A respeito da Gestão Arquivística de Documentos, assinale a alternativa INCORRETA.
A
Realizar a Gestão Arquivística dos Documentos permite apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão nas instituições.
B
Recomenda-se que a Gestão Arquivística de Documentos digitais seja feita por meio de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD.
C
A inserção de documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais não pode ser prevista em programas de gestão arquivística de documentos, uma vez que a gestão trata apenas de documentos textuais.
D
A gestão documental é dever do poder público, bem como a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
E
A gestão documental compreende os processos que vão desde a produção dos documentos até sua destinação, envolvendo as etapas de classificação e avaliação, que são consideradas as mais importantes na implantação de um plano de gestão documental.
Cada vez mais serviços são executados no ambiente eletrônico, algo que deixou os arquivos físicos com os dias contados. Sobre a gestão de documentos físicos e digitais, é possível perceber e identificar vantagens e desvantagens. Sobre isso, analise as afirmativas abaixo e identifique as que apresentam vantagens:
I- Os funcionários usuários do sistema devem ser treinados para uso e operação.
II- O cidadão comum continua tendo direito à informação e, para tanto, o serviço público disponibiliza atendentes qualificados.
III- O sistema de gestão digital permite que as atividades sejam gerenciadas em cada etapa (solicitação, assinatura, certificação, conferência e autorização).
IV- Além da redução de espaço/armazenagem de documentos, o baixo custo operacional, agilidade na transação, conferência de irregularidades.
V- A segurança de acesso aos dados é feita por meio da aplicação de usuários e senhas para cada servidor autorizado.
VI- Os servidores podem editar dados e acessar documentos ligados à sua área de atuação, enquanto os cidadãos encontram apenas as páginas relacionadas aos serviços disponibilizados para eles.
VII- Até mesmo os papéis já armazenados podem ser digitalizados e transferidos para a plataforma interna ou para a nuvem.
VIII- A ferramenta de gestão digital permite a submissão e aprovação eletrônica dos documentos.
Assinale a alternativa correta:
A
Todas as afirmativas representam vantagens.
B
Apenas as afirmativas I e II representam vantagens.
C
Apenas as afirmativas III e VIII representam vantagens.
D
Apenas as afirmativas III, IV e VII representam vantagens.
E
Apenas as afirmativas I, III, V e VI representam vantagens.
Sobre os elementos que asseguram a qualidade de documentos num programa de gestão arquivística de documentos, analise as afirmativas.
I- O documento arquivístico caracteriza-se pela organicidade, ou seja, pelas relações que mantém com os demais documentos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e atividades.
II- A diversidade assegura ao documento arquivístico a individualidade no conjunto documental ao qual pertence.
III- Um documento arquivístico deve ser capaz de sustentar os fatos que atesta, propiciando a confiabilidade, ou seja, estar relacionado ao momento em que o documento foi produzido e à veracidade do seu conteúdo.
IV- O documento arquivístico, ao manter a forma como foi produzido e apresentar o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção assegura a sua autenticidade.
V- A acessibilidade é garantida pela localização, recuperação, apresentação e interpretação de um documento arquivístico.
Estão corretas as afirmativas
A
III e V, apenas.
B
I, II e IV, apenas.
C
I, III, IV e V, apenas.
D
II, III e IV, apenas.
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