Questões de Concurso sobre Idade corrente

A grande freqüência de uso do documento é um elemento importante para identificar um documento como pertencente ao arquivo corrente.

Segundo Marilena Leite Paes, arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções:

O arquivo corrente descentralizado é incompatível com a existência de um arquivo central. A opção pelo arquivo corrente descentralizado inviabiliza a implantação do arquivo central.

As atividades dos arquivos correntes são as seguintes: recolhimento de documentos, preparação de catálogo seletivo, eliminação de documentos e preparação de amostragem documental.

Na situação considerada, devido à quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se considerá-lo como um arquivo corrente.

A existência de arquivos correntes é justificada por questões exclusivamente econômicas.

Os arquivos correntes incluem aqueles formados por documentos de valor secundário decrescente, que aguardam a destinação final.

O arquivo setorial é aquele estabelecido juntos aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

A organização do arquivo corrente com pastas intituladas atas, correspondência recebida e expedida, contratos, acordos, fax, pareceres etc. corresponde a uma classificação por assunto.

Encerrado o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, estes podem ser transferidos ao arquivo intermediário ou recolhidos ao arquivo permanente.

O arquivo corrente de uma unidade organizacional deverá ser formado somente por documentos cujo prazo de guarda não esteja ultrapassado. Esse prazo de guarda é definido na tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Os arquivos correntes são formados pelos processos abertos no protocolo, enquanto os outros tipos de documentos (correspondências, relatórios, projetos, entre outros) são armazenados nos arquivos setoriais.

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos; descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Classificação, ordenação, transferência, expedição, preparação de inventários e catálogos, reformatação, tramitação e distribuição são atividades típicas do arquivo corrente.

Para ser considerado corrente, um documento deve ter uma possibilidade de uso pequena.

As atividades de protocolo são de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.

Documentos correntes devem passar obrigatoriamente pelo arquivo intermediário antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.

Atualmente, com o aumento da complexidade das organizações, determinados documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.

Os arquivos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos dos usuários diretos.