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Questões de Concurso sobre Importância da documentação
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Qual das seguintes afirmações sobre a década de 1970 e a criação dos centros de documentação no Brasil está incorreta?
A
A década de 1970 foi marcada pela valorização, preservação e difusão do patrimônio documental brasileiro.
B
Os primeiros centros de documentação foram estabelecidos com o objetivo de coletar, organizar e disponibilizar materiais históricos relevantes sobre a história do Brasil.
C
Os documentos pessoais ganharam relevância significativa nesse período, sendo pouco explorados anteriormente.
D
A abertura dos arquivos privados pessoais não contribuiu significativamente para a compreensão da história do Brasil.
E
Os primeiros centros de documentação surgiram no Brasil a partir da década de 1970, como resposta às novas demandas sociais por informação especializada.
A gestão de documentos requer planejamento, organização, controle e um espaço adequado, seja ele físico ou digital, para trazer benefícios à instituição. Sobre os principais objetivos da gestão de documentos, assinalar a alternativa CORRETA.
A
Evitar situações de perda, vazamentos, desatualização ou danos das informações.
B
Manter a permanência do documento, mesmo após o término do prazo de guarda dos documentos.
C
Garantir que a informação seja de difícil acesso aos colaboradores.
D
Reduzir a produtividade no processamento de assinaturas.
Analise as alternativas a seguir e indique a que MELHOR define a relação entre documentação e gestão da informação.
A
A documentação é um processo técnico que visa organizar e preservar documentos, enquanto a gestão da informação abrange um conjunto mais amplo de atividades, incluindo a criação, o acesso, o uso e a eliminação da informação.
B
A documentação é um processo pontual de organização de documentos, enquanto a gestão da informação é um processo contínuo que se não preocupa com o ciclo de vida da informação, desde sua criação até o descarte.
C
Documentação e gestão da informação são sinônimos, utilizados para se referir ao conjunto de práticas relacionadas à organização, preservação e uso de documentos.
D
A gestão da informação é um subconjunto da documentação, focando na organização e preservação de documentos físicos, enquanto a documentação abrange também documentos digitais e informação não documentada.
Os arquivos são colecionados por uma finalidade cultural: o registro da memória de uma sociedade.
C
Certo
E
Errado
Marque a alternativa correta a seguir que transcorre o conceito e a importância da documentação, inseridas em um contexto organizacional:
A
A documentação é apenas um registro de informações, sem relevância para a operação da empresa, servindo apenas para fins legais.
B
A documentação é um conjunto de registros que auxilia na padronização de processos, facilita a comunicação interna e externa e garante a continuidade das operações em caso de mudanças na equipe.
C
A documentação é uma forma de armazenamento de dados que deve ser feita apenas para atender exigências de auditoria e não tem impacto nas práticas diárias da organização.
D
A documentação é apenas um suporte para a realização de projetos temporários, não sendo necessária para atividades rotineiras ou para a gestão de conhecimento.
E
A documentação é um elemento opcional que pode ser utilizado para melhorar a eficiência organizacional, mas sua ausência não impacta significativamente nas operações diárias da empresa.
Levando em consideração a necessidade e a importância da gestão da documentação, após a leitura das possibilidades abaixo, marque a única alternativa com o conceito correto sobre esse tema:
A
O arquivamento é o processo de incineração de documentos não mais úteis e obsoletos, não mais relevantes para a organização, objetivando somente mitigar custos com armazenamento.
B
O arquivamento existe somente para documentação digital, sendo somente esses que podem ser organizados e acessados de forma eficaz dentro do sistema digital
C
O arquivamento é uma atividade de armazenamento documentos físico, como pastas e gavetas, não havendo uma necessidade de categorização.
D
O arquivamento está embasado na organização e preservação de documentos, facilitando encontrar facilmente documentos por localização, mantendo a integridade das informações e facilitando o acesso à memória institucional.
E
O arquivamento é caracterizado por ser um método defasado que não se aplica às práticas avançadas da gestão, havendo necessidade da informação ser tratada digitalmente.
Analise as afirmativas seguintes sobre documentos oficiais:
I – O Requerimento pode apresentar uma estrutura simples, constituída, geralmente, por um único parágrafo, ou mais complexa que pode acrescentar outros documentos em anexo. Esta comunicação é estabelecida entre interlocutores, sendo que o emissor está sempre em posição superior ao receptor.
II – A Certidão é um gênero textual expedido por um órgão público ou autoridade competente, atestando a veracidade de certos fatos, registros ou informações. Possui valor legal, podendo ser utilizada como prova e/ou comprovação de diversas situações jurídicas, administrativas ou pessoais.
III – O Ofício é um documento com valor jurídico, utilizado na comunicação oficial entre órgãos públicos, empresas ou mesmo autoridades. Apresenta a seguinte estrutura: cabeçalho, numeração do ofício e ano, local e data, endereçamento, assunto,, vocativo, corpo do texto, fecho e assinatura.
IV – O Memorando é um texto utilizado em instituições públicas ou privadas. Pode ser interno – destinado a integrantes de um mesmo departamento; ou externo – entre departamentos de instituições diferentes.
V – A Declaração é um texto utilizado quando se quer comprovar algo. Pode ser elaborada em primeira do singular ou terceira pessoa do plural. Sua estrutura é fixa: apresenta um título centralizado, corpo do texto, local e data e assinatura.
VI – A Procuração é um texto técnico definido como um instrumento de mandato. Ela é utilizada quando uma pessoa concede poderes a outra, por um prazo determinado , para em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. São duas as partes presentes em uma procuração: o outorgante e o outorgado.
Marque a alternativa que apresenta as afirmativas corretas:
A
I, II, III, IV.
B
II, III, IV, V.
C
III, IV, V, VI.
D
II, III, V, VI.
Sobre documentação e arquivos, analise os excertos a seguir:
I.Documentos e arquivos desempenham papéis fundamentais na preservação da memória institucional e na gestão eficiente da informação.
II.A avaliação de documentos é um processo crucial, visando identificar sua relevância e destinação. A eliminação de documentos sem valor permanente e a preservação daqueles de importância histórica são aspectos chave dessa avaliação.
III.É uma responsabilidade dos órgãos públicos em relação à gestão de documentos e arquivos garantir a preservação do patrimônio documental brasileiro, público e privado.
Está correto o que se afirma em:
A
Apenas, I.
B
II e III, apenas.
C
I e III, apenas.
D
I, II e III.
Um dos objetivos da gestão documental é assegurar às instituições públicas e privadas
A
a criação de espaços físicos para a guarda de documentos supérfluos dos arquivos correntes.
B
uma economia de recursos com o incremento da massa documental considerada essencial.
C
uma maior precisão e agilidade no acesso aos documentos de arquivo e às informações.
D
a recuperação do patrimônio documental composto pelos arquivos de primeira idade.
E
o arquivamento dos documentos em fase corrente e permanente e o recolhimento para a fase intermediária.
No contexto do projeto InterPARES, que visa a preservação de registros autênticos criados em sistemas eletrônicos, assinale a alternativa que apresenta a importância do conceito de paradata na documentação de processos de inteligência artificial.
A
Paradata se refere exclusivamente à documentação dos resultados finais gerados por sistemas de inteligência artificial, sem considerar os procedimentos e ferramentas utilizados
B
Paradata limita-se à documentação dos inputs e outputs dos sistemas de Inteligência Artificial, ignorando o contexto e os processos que levaram à geração desses resultados
C
Paradata deve registrar detalhadamente não apenas o algoritmo em si, mas também o contexto completo de aplicação, os procedimentos e ferramentas utilizadas e as decisões tomadas durante a utilização da ferramenta
D
Paradata é usada para fornecer um resumo geral dos objetivos dos projetos de Inteligência Artificial, sem a necessidade de registrar detalhes específicos sobre as ferramentas e processos utilizados
Conforme afirmam Santos, Neves e Albuquerque (2020, p. 121), “com a ampliação da quantidade de sistemas de recuperação da informação e o incremento de tecnologias aplicadas às atividades de representação, organização, recuperação, acesso e uso da informação, surgiram outros instrumentos complementares aos sistemas de classificação, ao que denominam genericamente por Knowledge Organization Systems (KOS)”. Considerando a prática da área, assinale a alternativa que apresenta uma lista de instrumentos para Sistemas de Organização do Conhecimento que podem ser empregados no trabalho de análise documentária.
A
Dicionários, glossários, anéis de sinônimos e motores de busca.
B
Cabeçalhos de assunto, esquemas de categorização, taxidermias e esquemas de classificação.
C
Guias-fora, tesauros, redes semânticas e ontologias.
D
Pastas, álbuns, arquivos e portfólios.
E
Arquivos de autoridade, diretórios e gazetteers.
Uma empresa que possui um sistema de arquivamento de documentos consegue realizar a gestão documental de forma eficiente. Qual a importância do arquivamento de documentos? Dê valores e registre V, para verdadeiro, e F, para falso:
(__)Melhor gerenciamento da informação na empresa.
(__)Facilitar as auditorias, pois os documentos estão organizados de forma padronizada.
(__)Auxilia na proteção de informações sensíveis e confidenciais.
Após registro, assinale a alternativa que apresenta a ordem CORRETA:
A
F, V, V.
B
V, F, F.
C
F, V, F.
D
V, V, V.
Assinale a alternativa que apresenta a importância de estabelecer critérios claros na seleção documental e como isso pode impactar a gestão da informação em uma organização.
A
Facilita a identificação e preservação de documentos significativos, melhorando a eficiência na gestão da informação
B
Garante que todos os documentos sejam mantidos, independentemente da sua relevância
C
Permite que documentos sejam armazenados sem supervisão, reduzindo a carga de trabalho da equipe de arquivamento
D
Aumenta a quantidade de documentos armazenados, promovendo a criação de um acervo maior
Qual é a importância do arquivo e das técnicas de arquivamento em um ambiente organizacional?
A
O arquivo é um recurso opcional para armazenar documentos, não tendo impacto significativo na eficiência operacional.
B
As técnicas de arquivamento não são necessárias, pois os documentos podem ser facilmente encontrados através de uma busca na internet.
C
Um sistema de arquivamento eficiente ajuda a organizar e armazenar documentos de forma sistemática, facilitando a recuperação rápida e precisa das informações quando necessário.
D
O arquivo é uma prática ultrapassada, sendo preferível manter todos os documentos em papel.
E
As técnicas de arquivamento são importantes apenas para organizações de grande porte, não sendo relevantes para empresas de pequeno porte.
O patrimônio documental representa a riqueza da herança cultural e histórica de uma sociedade, sendo composto por documentos que testemunham e registram momentos significativos ao longo do tempo. Leia as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).
( ) Embora o Registro Nacional contenha acervos representativos e notáveis, existe uma riqueza de outros acervos valiosos e significativos em várias instituições, arquivos e bibliotecas em todo o território nacional.
( ) Os registros do patrimônio documental/bibliográfico contêm material de importância mundial. No entanto, para a inclusão no Registro Nacional do Brasil, realizase uma avaliação que prioriza principalmente a influência do documento no âmbito nacional.
( ) Ao avaliar um acervo para preservação como patrimônio, busca-se identificar e preservar acervos que não apenas sejam autênticos, mas também tenham um valor único e insubstituível, contribuindo de maneira marcante para a compreensão da história e da cultura nacional.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.
A
V - V - F
B
V - F - F
C
F - F - F
D
V - V - V
E
F - V - V
Entidades públicas e privadas, pessoas e famílias possuem diversidades de conjuntos documentais que registram fatos e informações de diferentes épocas. Esses documentos compõem o patrimônio documental da humanidade, o qual requer medidas de reservação, acesso e promoção do seu conhecimento, independente da origem, formato ou suporte dos documentos.
(KICH, Tassiara Jaqueline Fanck; KONRAD, Glaucia Vieira Ramos. Arranjo e descrição arquivística em processos judiciais. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 16, p. 212-227, 2011. p. 214.)
Segundo a Constituição Federal de 1988, a preservação documental:
A
Compete à administração pública e privada, conforme estabelecido em lei, gerenciar a documentação governamental.
B
É responsabilidade tanto da administração pública quanto da privada, gerenciar a documentação governamental e seu livre acesso quando solicitado.
C
Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
D
Compete à administração pública e privada, conforme estabelecido em lei, gerenciar a documentação governamental e garantir seu livre acesso quando solicitado.
Segundo a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE, 2006), a padronização da descrição, além de proporcionar maior qualidade ao trabalho técnico, contribui para:
A
representar o contexto e a estrutura hierárquica do tem.
B
a decisão política prévia da entidade custodiadora.
C
facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional.
D
a economia dos recursos aplicados e para a otimização das informações recuperadas.
E
a decisão acerca dos recursos utilizados e os formatos de entrada ou saída de dados.
Assinale a alternativa correta. Qual é o principal objetivo do gerenciamento da informação e gestão de documentos na administração pública?
A
Facilitar o acesso à informação para a população em geral.
B
Garantir a transparência e a prestação de contas dos órgãos públicos e facilitar o acesso a informação.
C
Reduzir os custos operacionais dos órgãos públicos.
D
Limitar o acesso à informação apenas aos funcionários públicos.
E
Aumentar a burocracia nos processos administrativos.
Qual é a importância do recebimento, encaminhamento e arquivamento de documentos oficiais em um escritório?
A
Minimizar a responsabilidade organizacional.
B
Garantir a integridade e rastreabilidade das informações.
C
Aumentar o tempo de resposta às demandas.
D
Ignorar a importância da documentação.
E
Excluir os documentos oficiais.
A característica da imparcialidade dos documentos de arquivo, essencial para a sua confiabilidade como prova documental, é garantida principalmente
A
pela neutralidade política dos indivíduos que criam os documentos de arquivo.
B
pela conservação de documentos em um ambiente controlado na fase corrente.
C
pela criação de documentos seguindo procedimentos rotineiros e objetivos.
D
pela revisão de documentos por uma comissão de avaliação documental.
E
pela eliminação de documentos que possam ser considerados tendenciosos.
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