Questões de Concurso sobre Procedimentos com relação às correspondências

As correspondências merecem tratamento especial por comporem uma parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são recorrentemente desencadeadas por seu intermédio.

Ao que se refere às correspondências, analise as afirmativas a seguir e assinale com V as verdadeiras e com F as falsas.

( ) Quanto ao destino e à procedência, pode-se classificar a correspondência em externa e interna.

( ) Correspondência particular é aquela de interesse pessoal de servidores de uma instituição.

( ) Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquelas que se processam entre órgãos e servidores de uma instituição.

( ) Correspondência oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição e pode vir com as indicações de confidencial, reservado, particular ou equivalente.

Assinale a sequência CORRETA.

Considerando as noções de arquivo relacionadas à correspondência, assinale a alternativa correta.

Sobre as correspondências particulares recebidas pelo protocolo, assinale a afirmativa correta.

Ao entregar uma carta importante ou um comunicado interno, por exemplo, é provável que o funcionário leve uma cópia ou uma segunda via desses documentos. Nessa segunda via, que deverá ser entregue à instituição, o que deve constar como comprovação de que o destinatário ou a pessoa autorizada recebeu o documento?

A gestão de formulários, correspondência, informes e diretrizes, o fomento a sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos são elementos do programa de gestão de documentos e fazem parte da fase de produção.

Analise os procedimentos seguintes:

I. Todas as correspondências expedidas devem ser assinadas pelo respectivo remetente e protocolada no setor responsável pelo protocolo.

II. É importante a definição do horário em que se vai expedir correspondência para orientação de todos os interessados neste tipo de serviço.

III. É correto e imprescindível que se registre no envelope da correspondência a ser expedida, o nome e o endereço corretos do destinatário e do remetente,m para as devidas identificações.

IV. As correspondências que contêm documentos da empresa devem ser expedidas com aviso de recebimento (AR).

Estão corretas:

A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor.

As correspondências ostensivas não podem ser abertas; elas devem ser colocadas em envelope próprio e entregues diretamente ao destinatário.

As correspondências (ofícios e memorandos) devem ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências recebidas.

O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

A correspondência particular recebida nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário.

Ao chegar ao protocolo um documento oficial que tenha como destinatário uma pessoa que não ocupa mais o cargo, o servidor deverá considerar o documento como correspondência particular daquela pessoa e, portanto, não fará a autuação, apenas lacrará o documento e o encaminhará diretamente ao destinatário.

Ao receber a correspondência, o servidor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, deverá estar anexado o instrumento de procuração.

Um profissional do Banco Central do Brasil é o responsável por analisar os documentos que o banco recebe, dando o encaminhamento devido às áreas. Esse profissional recebe os seguintes documentos:

I – envelope com periódicos mensais da classe dos bancários para distribuição aos funcionários;

II – envelope endereçado ao Departamento Financeiro do Banco;

III – envelope para um funcionário do Banco, com informação pessoal;

IV – envelope destinado à Ouvidoria.

Que documentos serão abertos, registrados e distribuídos?

Toda correspondência recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo.

O servidor deve autuar toda a correspondência e, caso ela contenha anexos, autuar cada anexo separadamente.

A correspondência recebida que tiver caráter ostensivo — ofício ou carta — não deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espécie do documento e o órgão emissor para, em seguida, encaminhá-lo imediatamente ao seu destinatário.

Em um arquivo de documentos escritos, a correspondência merece destaque especial pois, muitas vezes, se constitui em uma parte considerável do acervo arquivístico. A correspondência, quanto ao destino e procedência, é classificada como:

A correspondência oficial, com indicações de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário.