Questões de Concurso sobre Avaliação e Tabela de temporalidade de documentos

Em um enfoque histórico, pode-se definir a gestão de documentos como o processo de reduzir seletivamente a massa de documentos de forma que se conservem permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem prejudicar, para efeitos da investigação, a integridade substantiva da massa.

A amostragem é uma técnica que pode ser corretamente aplicada na preservação de uma parcela do conjunto documental selecionado para eliminação.

O Ministério do Esporte deve constituir uma comissão permanente de avaliação de documentos, que tem como responsabilidade orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação.

De acordo com a legislação arquivística brasileira, os documentos de valor permanente que foram reformatados (microfilmados ou digitalizados) podem ser eliminados após um período precaucional de cinco anos.

Para a transferência de documentos ao arquivo intermediário, o prazo de guarda e a destinação final definidos na tabela de temporalidade são prescindíveis.

A implementação de um processo de avaliação documental depende fundamentalmente das atividades de descrição, isto é, um trabalho de avaliação não pode ser feito sem a descrição dos documentos.

A teoria dos valores dos documentos ainda não é aplicada na elaboração de tabelas de temporalidade

Segundo Schellenberg, a avaliação surgiu da impossibilidade de se guardar tudo e da desconfiança da necessidade de se manter todos os documentos.

O termo destinação, amplamente utilizado na prática arquivística, compreende a eliminação de documentos no arquivo corrente.

A definição do tempo dos documentos nos arquivos corrente e intermediário está diretamente vinculada ao valor informativo e probatório dos documentos.

Em uma instituição com 180 anos de existência, o processo de organização de arquivos é uma das etapas mais importantes da administração, pois objetiva a preservação da memória institucional, disponibilizando, quando necessário, as informações organizadas. Contudo, um grande trabalho deve ser efetivado para estabelecer a direção que os documentos devem seguir, podendo ser: redução do volume do acervo, transferência para um depósito de armazenamento intermediário ou definitivo ou, simplesmente, a destruição ou descarte. Esse trabalho que é realizado na documentação é conhecido arquivisticamente como

A eliminação de documentos nos arquivos correntes é feita a partir da aplicação de instrumentos de descrição arquivística.

Plano de destinação é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda com vistas à transferência, ao recolhimento, ao descarte ou à eliminação de documentos.

Os documentos de guarda temporária, via de regra, não têm valor primário.

A avaliação de documentos é feita a partir da categoria e dos gêneros documentais.

A avaliação, quando ocorre no momento da produção dos documentos e paralelamente ao trabalho de classificação, evita a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.

A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório).

O código de classificação de documentos é o instrumento de destinação que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes.

O resultado final dos trabalhos de avaliação apresenta como instrumento a tabela de temporalidade de documentos ou o plano de destinação.

Alguns autores da área defendem a avaliação que considera como itens as tipologias documentais relacionadas à classificação das informações contidas em documentos, às quais se deve apor os prazos de guarda.