Questões de Concurso sobre Avaliação e Tabela de temporalidade de documentos

A avaliação de documentos de arquivo é uma atividade contemporânea, motivada pela explosão documental e pelo entendimento de que não é necessária a guarda de tudo que se produz.

A tabela de temporalidade de documentos pode ser constituída dos seguintes campos: classificação; tipologia documental; prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário; destinação final; observações.

A tabela de temporalidade dos documentos da atividade-fim acumulados pelo Ministério do Esporte deve ser submetida à aprovação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, do Poder Executivo Federal.

Schellenberg defende que a avaliação dos documentos públicos modernos é justificada pelo volume de documentos produzidos, principalmente em decorrência da expansão das atividades do Estado.

O descarte de documentos feito a partir da identificação dos valores legais é o principal critério de avaliação de documentos públicos.

A avaliação de documentos deve estar integrada à função classificação.

O processo de avaliação deve acontecer sempre precedido da função classificação de documentos.

O principal objetivo da avaliação é a eliminação de documentos.

O arquivo corrente de uma unidade organizacional deverá ser formado somente por documentos cujo prazo de guarda não esteja ultrapassado. Esse prazo de guarda é definido na tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

A grande contribuição de Schellenberg para a questão da avaliação de documentos foi a introdução do conceito de valor.

Os arquivos utilizam elementos que são essenciais à sua organização, como: o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública – atividade meio – e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativa à atividade meio – da administração pública. Esses elementos são instrumentos fundamentais para a organização dos arquivos

A estrutura básica de uma tabela de temporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final - eliminação ou guarda permanente -, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

A discussão sobre avaliação de documentos não é recente, pois desde meados do século XVIII encontram-se obras que tratam desse tema. A tendência tradicional na Inglaterra, por exemplo, era a de destruir os documentos que não apresentavam interesse do ponto de vista legal, histórico, estatístico, econômico ou oficial.

O processo de avaliação em acervos acumulados possui características específicas, pois trata-se de arquivos cuja organização não se deu em função de um programa de gestão de documentos. De maneira geral, os procedimentos a serem adotados na avaliação de acervos acumulados são:

A indicação de eliminação de um conjunto de documentos em uma tabela de temporalidade estabelece de forma imprescindível a necessidade de uma amostragem documental.

Quando uma autoridade determina a guarda de um documento que já cumpriu a sua tramitação, esse documento deve ser

A tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades meio da administração pública e o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio são instrumentos essenciais à organização dos arquivos, aumentando a eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública porque possibilitam o controle e a rápida recuperação de informações, influenciam a racionalização da produção e do fluxo dos documentos e orientam as atividades de avaliação dos documentos produzidos e recebidos.

Os documentos de guarda temporária são originados da atividade-fim, e os de guarda permanente, da atividade-meio.

É conhecido como prazo de prescrição o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guardam o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no arquivo permanente.

Hilary Jenkinson defende que a eliminação de documentos não deveria fazer parte das atribuições do arquivista, diferentemente do que defende o modelo alemão.