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Questões de Concurso sobre Funções arquivísticas
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A avaliação é uma atividade realizada exclusivamente pelo arquivista, responsável por definir quais os documentos que têm valor para fins administrativos e probatórios, quais os documentos que têm valor para a pesquisa e quais os documentos que podem ser eliminados.
C
Certo
E
Errado
Vários arquivos públicos, que concentram grandes massas documentais, realizam ações relevantes para a sociedade. No entanto, é importante controlar esses volumes documentais que são, muitas vezes, armazenados indiscriminadamente, sob pena de perder a referência otimizada de prestação de serviços públicos. Assim, de forma racional, esses arquivos elaboram tabelas que visam a obter autorização para a destruição dos documentos sem valor, do tipo rotineiro. Essas são as tabelas de
A
descarte
B
avaliação
C
decadência
D
planejamento
E
temporalidade
Os procedimentos referentes a diagnóstico da situação do acervo, elaboração de um quadro de assuntos, pesquisa dos prazos de guarda e relatórios são componentes essenciais do processo de
A
encerramento do período de arquivamento.
B
avaliação em acervos acumulados.
C
critério de guarda eventual.
D
possibilidade de uso de acervo.
E
conhecimento das atividades típicas.
A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos. Não se inclui entre tais contribuições
A
garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente.
B
garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente.
C
garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente.
D
inibir a eliminação de documentos de valor primário.
Para a elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos são desenvolvidas as seguintes atividades:
I. diagnóstico da situação dos arquivos e levantamento da produção documental.
II. elaboração de um código de classificação.
III. levantamento de prazos de guarda.
IV. descrição dos documentos.
V. ordenação dos documentos.
Estão corretos apenas os itens:
A
I, II e III;
B
I, II e IV;
C
I, II e V;
D
II,III e V;
E
II, III e IV.
A elaboração de tabelas de temporalidade resulta
A
da eliminação de documentos repetitivos e supérfluos.
B
de pesquisa sobre a estrutura e o funcionamento da entidade acumuladora dos documentos.
C
do registro de documentos a serem digitalizados e/ou microfilmados.
D
do estabelecimento de remissivas entre documentos da fase corrente e da fase intermediária.
E
da passagem de documentos da fase intermediária para a permanente.
No processo de avaliação,
A
os valores secundários dos documentos têm precedência sobre os primários.
B
a correspondência expedida, por ser formada de cópias, pode ser completamente eliminada.
C
só têm valor histórico os documentos correspondentes às atividades-fim da instituição.
D
é preciso assegurar a representatividade da instituição ao longo do tempo.
E
os documentos de mais de cinqüenta anos, que pela lei brasileira já não surtem efeito legal, devem ser descartados.
Um plano de classificação, segundo as características da
instituição a que se aplica, deve levar em conta sua
estrutura organizacional, isto é, o conjunto de
A
encargos desenvolvidos para o desempenho de
competências que lhe são próprias.
B
ações desempenhadas por autoridades e servidores
no cumprimento das competências de cada órgão a
que estão subordinados.
C
unidades administrativas ligadas por relações de
hierarquia e coordenação.
D
encargos desenvolvidos para auxiliar e viabilizar o
desempenho de competências que lhe são próprias.
E
atividades conferidas legalmente aos órgãos e suas
unidades para cumprimento de objetivos específicos.
No processo de avaliação dos arquivos de organismos públicos, de qualquer poder ou esfera governamental,
a
eliminam-se os documentos correspondentes às atividades- meio, por serem comuns a todos os setores administrativos.
b
é preciso garantir a representatividade das instituições e do seu funcionamento ao longo do tempo.
c
o direito à informação prevalece sobre os demais direitos garantidos pela Constituição.
d
os prazos de vigência estabelecidos não podem ultrapassar o período-padrão de 5 (cinco) anos.
e
obedece-se à tabela de temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos.
São objetivos da avaliação de documentos: agilidade na recuperação dos documentos e das informações, preservação dos documentos considerados permanentes, eficiência administrativa, racionalização da produção e do fluxo de documentos.
C
Certo
E
Errado
Helen Samuels afirma, em seu livro Varsity letters, que o arquivista precisa realizar pesquisas a fim de articular projetos coerentes. Tais pesquisas, em sua opinião, não se confundem com aquelas levadas a efeito pelo historiador, preocupado em responder a determinadas questões a partir da interpretação das fontes. A pesquisa arquivística tem por objeto precípuo
A
a instituição produtora dos documentos.
B
os fatos mencionados nos documentos.
C
as relações causais entre os fatos mencionados nos documentos.
D
as datas tópicas e cronológicas dos documentos.
E
a biografia dos signatários dos documentos.
O plano de classificação usado pelo assistente administrativo deve ser elaborado por ele mesmo. Trata-se de um esquema de agrupamento de documentos em classes determinadas pela destinação, pelos suportes e pelos gêneros documentais. O código de classificação é composto pelo conjunto das identificações de cada classe.
C
Certo
E
Errado
Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos; assinale a opção correta.
A
Função, organização e assunto.
B
Conteúdo, estrutura e função.
C
Atividade, conteúdo e assunto.
D
Estrutura, assuntos e competência.
E
Atribuição, conteúdo e rotina.
O plano de classificação é o instrumento de controle do depósito de um arquivo, destinado a indicar a disposição física das estantes ou outros equipamentos de armazenamento usados, bem como de cada unidade de arquivamento, permitindo a rápida localização dessas unidades.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2006
Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de um arquivo. Essa definição corresponde a
A
Ordenação.
B
Sistema de arquivamento.
C
Macro-avaliação.
D
Classificação.
E
Avaliação funcional.
Acerca dos elementos a serem observados na escolha do método de codificação de um instrumento de classificação, assinale a opção incorreta.
A
O sistema deve ser simples sempre que o volume de documentos seja pequeno e restrito quanto ao alcance.
B
O sistema deve ser flexível. Os símbolos (notação/código) não devem estar vinculados a coisas sujeitas a alterações.
C
O sistema deve admitir expansões, possibilitando a inserção de novas unidades de classificação.
D
O sistema deve determinar a estrutura de distribuição das unidades de classificação.
A avaliação em arquivos é uma metodologia que se caracteriza pela:
A
análise e seleção de documentos de arquivos, identificando seu valor primário e secundário.
B
descrição e higienização de documentos de arquivos, identificando apenas seu valor primário.
C
descrição e higienização e acondicionamento de documentos de arquivos, identificando seu valor primário e secundário.
D
descrição e higienização de documentos de arquivos, identificando seu valor primário e secundário.
E
descrição e higienização e análise de documentos de arquivos, identificando seu valor secundário.
Ano:
2006
Na organização de um arquivo, um plano de classificação de documentos se refere a:
A
um plano de ordenação física que ofereça as bases para guarda e conservação dos documentos.
B
um plano que estabeleça a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente.
C
um plano de ordenação física e destinação de documentos.
D
um plano de localização topográfica de documentos nos depósitos.
E
um plano geral de reprodução de documentos em um arquivo corrente.
Quando a estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos, estamos falando de
A
Classificação funcional.
B
Classificação por assuntos.
C
Classificação decimal.
D
Classificação organizacional.
E
Classificação temática.
É solicitado ao Auxiliar Judiciário de Serviços Gerais que organize alguns documentos que já foram despachados. Para executar essa tarefa ele deve
A
conhecer as atividades e os fluxos de trabalho do Tribunal.
B
desenvolver um sistema de arquivamento que lhe facilite o trabalho.
C
ler os despachos para inteirar-se do conteúdo do documento.
D
discutir o teor dos documentos com o grupo de Analistas Judiciários.
E
priorizar o arquivamento de despachos deferidos pelos especialistas.
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