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Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos em Arquivologia
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A organização dos documentos de arquivo na fase permanente deve ser feita a partir das necessidades temáticas dos pesquisadores.
C
Certo
E
Errado
O gerenciamento da informação envolve a coleta, processamento, armazenamento e disseminação de dados dentro de uma organização. Ele é essencial para a tomada de decisões e para a eficiência operacional. Com base nesse contexto, analise as afirmações a seguir sobre os principais aspectos do gerenciamento da informação:
I.Acessibilidade − Garantia de que os dados estejam disponíveis para as pessoas autorizadas no momento necessário, permitindo o acesso eficiente à informação.
II.Segurança − Proteção contra acessos indevidos, perdas de informação e alterações não autorizadas, garantindo a confidencialidade dos dados.
III.Autenticidade e Integridade − Manutenção da confiabilidade, exatidão e originalidade dos dados, assegurando que não tenham sido alterados de forma indevida.
IV.Organização e Recuperação − Utilização de métodos e sistemas eficazes para classificar, armazenar e localizar informações rapidamente, otimizando a gestão documental.
Com base na análise das afirmativas, assinale a alternativa correta.
A
Apenas as afirmativas III e IV estão corretas.
B
As afirmativas I, II, III e IV estão corretas.
C
Apenas as afirmativas I e II estão corretas.
D
Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.
Em uma secretaria municipal, o setor de arquivo é responsável por organizar, armazenar e disponibilizar documentos de forma eficiente, garantindo a preservação da memória institucional e a facilidade de acesso às informações. Para tanto, os servidores utilizam diferentes métodos de arquivamento, que variam conforme a natureza, frequência de uso e volume de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta corretamente funções do serviço de arquivo e exemplos de métodos de arquivamento:
A
O serviço de arquivo visa apenas guardar documentos sem critério; os métodos de arquivamento podem ser aleatórios ou intuitivos.
B
O serviço de arquivo é exclusivo para documentos sigilosos; os métodos de arquivamento são sempre codificados e secretos.
C
O serviço de arquivo consiste em digitalizar documentos apenas; os métodos de arquivamento não são necessários, pois tudo será armazenado eletronicamente.
D
O serviço de arquivo organiza, conserva e disponibiliza documentos; métodos comuns incluem alfabético, numérico, cronológico e geográfico, aplicados conforme a necessidade de recuperação da informação.
Conforme a Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos, publicado pelo Arquivo Nacional, a administração pública, nos países em desenvolvimento, começa a compreender que o arquivamento intermediário é um meio seguro para:
A
Desafogar as repartições públicas dos documentos inativos e que, se amontoados, tornam-se acessíveis a investigações que se pretendam realizar.
B
Evitar o congestionamento dos arquivos correntes, com documentos que ainda não chegaram à idade de serem custodiados ou que serão destruídos ao fim dos prazos indicados para a eliminação.
C
Assegurar a seleção dos documentos, com vistas à sua destinação, se esta não tiver ocorrido na fase permanente.
D
Reduzir os custos ao assegurar simplicidade e facilidade na guarda e conservação de documentos.
A definição de administração de arquivos correntes é a seguinte:
A
Organizar e controlar documentos importantes para uma organização.
B
Eliminar todos os documentos desnecessários de uma organização.
C
Arquivar documentos antigos e obsoletos de uma organização.
D
Digitalizar todos os documentos físicos de uma organização.
E
Criar backups de documentos importantes de uma organização.
Qual é o conceito de "suporte" em Arquivologia?
A
A organização responsável por proteger os arquivos.
B
A categoria do documento, seja ele público ou privado.
C
O local onde os documentos são guardados.
D
O material em que a informação do documento foi gravada.
A organização eficiente da secretaria de uma escola favorece a gestão administrativa e acadêmica. Considerando as boas práticas na organização de documentos relacionados a professores e alunos, marque a opção da afirmação CORRETA.
A
Os documentos dos alunos devem ser organizados em uma única pasta por turma, sem distinção de tipos de documentos, para facilitar a consulta rápida durante o ano letivo.
B
O histórico escolar de um aluno deve ser arquivado separadamente de outros documentos acadêmicos, como certificados de conclusão e boletins, para evitar a confusão entre diferentes tipos de registros.
C
A documentação dos professores deve ser arquivada em conjunto com a documentação dos alunos para manter todas as informações acadêmicas em um único local.
D
Os documentos de expedição, como atestados e certificados, devem ser arquivados de acordo com a ordem de solicitação, independentemente da classe ou nível de ensino.
E
A documentação dos alunos deve ser arquivada por ordem alfabética dentro de cada série ou turma, e deve incluir todos os registros relevantes, como históricos escolares, boletins e certificados.
A gestão adequada de arquivos e protocolos é fundamental para garantir a organização, a segurança e o acesso eficiente às informações. Qual das alternativas a seguir descreve CORRETAMENTE uma prática recomendada na gestão de arquivos públicos?
A
Manter todos os documentos em formato físico, evitando o uso de arquivos digitais para garantir a segurança.
B
Utilizar um sistema de classificação padronizado para organizar e localizar documentos de forma eficiente.
C
Destruir documentos após um ano de uso para evitar o acúmulo de papéis.
D
Armazenar documentos importantes em locais de fácil localização para que todos tenham acesso.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O arquivo permanente, apresentando‑se como o resultado da reunião dos arquivos correntes, recebe a documentação originária de diversos setores e cresce em grande proporção. Assim sendo, sua administração é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário.
C
Certo
E
Errado
Assinale a assertiva que não representa uma das vantagens da organização eficiente de arquivos.
A
Evitar que dados sejam perdidos.
B
Melhorar a eficiência na busca de documentos.
C
Sistematização na guarda de documentos.
D
Onerosidade do setor organizado.
A organização de arquivos (massa documental) pressupõe desenvolvimento de várias fases de trabalho. Nesse contexto, é correto afirmar que essas fases são
A
fase corrente, fase intermediária e fase permanente.
B
levantamento de dados; análise de dados coletados; planejamento; implantação e acompanhamento.
C
valor primário e valor secundário.
D
diagnóstico; produção documental; gestão de documentos e preservação de documentos.
E
gestão de documentos arquivísticos e gestão de arquivos permanentes.
Considerando os Serviços e Rotinas de Protocolo, Expedição e Arquivo, julgue a situação fictícia a seguir:
Um escritório governamental recebe uma grande quantidade de documentos todos os dias, incluindo ofícios, memorandos e relatórios. A equipe administrativa precisa organizar e arquivar esses documentos de forma eficiente para facilitar o acesso futuro. Além da organização e arquivamento de documentos, qual outra atividade é fundamental para garantir a eficiência operacional do escritório?
A
Implementação de um sistema de teletrabalho.
B
Realização de treinamentos para atualização em softwares de escritório.
C
Contratação de mais funcionários administrativos.
D
Monitoramento da satisfação dos clientes internos.
O papel do secretariado envolve várias técnicas essenciais para assegurar eficiência na comunicação e na administração de tarefas. Entre as alternativas listadas abaixo, selecione a que descreve uma técnica fundamental para organizar documentos e informações de forma rápida e eficaz no ambiente de trabalho.
A
Atendimento ao cliente por telefone.
B
Organização de arquivos físicos e digitais.
C
Redação de e-mails.
D
Uso de ferramentas de gestão de projetos.
E
Preparação de apresentações em slides.
O Gestor legislativo tem sob sua responsabilidade a supervisão das atividades de protocolo, serviços administrativos e almoxarifado. Neste sentido, a organização da documentação e a sua manutenção em arquivo constituem importantes tarefas deste profissional.
São considerados arquivos municipais:
A
Todos os arquivos de documentos produzidos na área territorial do município.
B
Os arquivos da Prefeitura Municipal e da Câmara Municipal.
C
Somente os arquivos da Câmara Municipal.
D
Os arquivos dos três poderes: Executivo, Legislativo e Judiciário.
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) com relação à organização de arquivos.
( ) No arquivamento de fotografias é irrelevante a identificação de quem é quem nas fotografias.
( ) Para o arquivamento de recortes de jornal, é indicada a colagem de cada recorte em folhas de papel, a fim de facilitar o processo de microfilmagem.
( ) No arquivamento de catálogos impressos, sugere-se que o método aplicado seja o alfabético, tanto para os nomes de firmas e de artigos referenciados nos catálogos, quanto para os assuntos.
( ) A microfilmagem é um processo em que ocorre a conversão de um documento para códigos digitais, correspondendo à digitalização destes.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V • V • V • V
B
V • F • V • F
C
F • V • V • V
D
F • V • F • V
E
F • F • V • F
Qual é a importância do arquivo e das técnicas de arquivamento em um ambiente organizacional?
A
O arquivo é um recurso opcional para armazenar documentos, não tendo impacto significativo na eficiência operacional.
B
As técnicas de arquivamento não são necessárias, pois os documentos podem ser facilmente encontrados através de uma busca na internet.
C
Um sistema de arquivamento eficiente ajuda a organizar e armazenar documentos de forma sistemática, facilitando a recuperação rápida e precisa das informações quando necessário.
D
O arquivo é uma prática ultrapassada, sendo preferível manter todos os documentos em papel.
E
As técnicas de arquivamento são importantes apenas para organizações de grande porte, não sendo relevantes para empresas de pequeno porte.
A atualização e a organização de documentos são cruciais na gestão eficiente das informações na Prefeitura de Águas Claras. Manter documentos atualizados e organizados garante aos servidores do local:
I- precisão das informações, facilitando processos administrativos;
Il- acesso e a localização das informações, o que agiliza o atendimento de solicitações internas e externas;
Ill- decisões menos assertivas baseadas em dados para avaliar o progresso da prefeitura em relação a seus objetivos.
É(São) correto(s):
A
os itens I, II e III.
B
apenas os itens Il e III.
C
apenas os itens I e III.
D
apenas o item II.
E
apenas os itens I e Il.
A organização e a administração de arquivos são fundamentais para a gestão eficiente de informações em instituições escolares. Secretários escolares devem estar bem familiarizados com os princípios de arquivologia para garantirem que os documentos sejam corretamente classificados, armazenados e acessíveis quando necessário. As práticas de arquivamento envolvem tanto o conhecimento teórico quanto a aplicação de técnicas específicas que asseguram a preservação e a integridade dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Analise as afirmativas a seguir sobre a organização e administração de arquivos.
I. A classificação dos documentos de arquivo deve ser feita exclusivamente por data de criação, pois esse critério facilita a recuperação rápida de informações em todos os contextos.
II. O arquivamento cronológico é o mais indicado para documentos que precisam ser acessados frequentemente e em ordem de ocorrência dos fatos.
III. A gestão de documentos envolve tanto a organização de arquivos correntes, que são de uso frequente, quanto de arquivos permanentes, que possuem valor histórico e devem ser preservados indefinidamente.
IV. A eliminação de documentos no estágio de arquivo intermediário deve ser feita com base na avaliação de seu valor administrativo, histórico, legal ou informativo, e não apenas por critérios de tempo de armazenamento.
V. O princípio da proveniência recomenda que os documentos sejam organizados e arquivados de acordo com a sua origem, independentemente do conteúdo, para manter a integridade e a contextualização dos arquivos.
Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.
A
I – III – IV – V.
B
I – II – IV – V.
C
II – III – IV – V.
D
I – II – III – IV.
E
I – II – III – V.
Arquivo pode ser definido como o conjunto de documentos produzidos e acumulados por órgão ou entidade, indivíduo ou grupo no desempenho de suas atividades. A gestão de documentos deve considerar a frequência de uso dos documentos, a fim de classificá-los adequadamente. O conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor primário, é objeto de consulta frequente pela entidade que o produziu e à qual compete sua administração é denominado:
A
Arquivo privado.
B
Arquivo intermediário.
C
Arquivo permanente.
D
Arquivo público.
E
Arquivo corrente.
Paula trabalha na Escola Bom Ensino de seu município. Ao arquivar as pastas de alunos, é importante que ela:
I- etiquete as pastas com informações claras, como, por exemplo: nome completo do aluno, o número de matricula, a série e o ano letivo;
Il- organize as pastas de forma lógica, seguindo critérios, a exemplo: ordem alfabética, série ou ano;
Ill- mantenha um sistema de controle para registrar a movimentação das pastas, como empréstimos temporários para fins administrativos;
IV- garanta que o local de armazenamento seja limpo, seco, seguro e de fácil acesso a todos e qualquer funcionário da escola.
Estão corretos:
A
os itens I, Ill e IV.
B
os itens l, Il e lV.
C
os itens ll, IIl e IV.
D
os itens I, Il e III.
E
todos os itens.
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