Questões de Concurso sobre Conceitos e Definições

Os arquivos permanentes cumprem a função de reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar as pesquisas de documentos que sejam relevantes para, entre outros fins, a pesquisa histórica.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a mensagem de correio eletrônico é considerada documento arquivístico quando:

Uma das dificuldades de aplicação do princípio da proveniência consiste na definição de fundos de arquivo, os quais podem ser divididos em séries e subséries, que refletem a natureza de sua criação apenas estrutural e funcionalmente.

Colocar um protocolo “em espera” enquanto aguarda criação ou “chegada” de um novo processo ou uma nova tomada de decisão que justifique a retomada do assunto tratado. Trata-se de

Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, não podemos adotar para a definição de arquivo:

Sobre arquivos, analisar a sentença abaixo:

Os arquivos não têm importância para a pesquisa retrospectiva (1ª parte). O arquivo é o produto residual das relações entre a comunidade e o Poder Público que nela intervém (2ª parte).

A sentença está:

O almoxarifado em uma organização pública corresponde tipicamente ao:

Entende-se por data tópica de um documento de arquivo

Relacione os tipos de arquivos previstos na COLUNA I, com o seu conceito disposto na COLUNA II.

COLUNA I

1. Arquivo Inativo.

2. Arquivo Ativo.

3. Arquivo Histórico.

4. Arquivo Dinâmico.

COLUNA II

( ) É aquele que está em formação, recebendo e fornecendo informações.

( ) É aquele que fornece informações ocasionalmente. É o que muitas vezes é classificado, erroneamente, como morto. É formado por documentos relativos a assuntos encerrados, porém ainda são importantes para comprovações ocasionais e futuras.

( ) É aquele que guarda a documentação que tem conotação histórica para a empresa. Atualmente, existe uma preocupação de muitas empresas em preservarem sua história por meio de um Centro de Documentação.

( ) É aquele que fornece informações constantemente, composta por documentos referentes a assuntos ativos ou em andamento.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

Sobre os princípios arquivísticos, leia as sentenças abaixo:

I. O princípio da proveniência diz que os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas.

II. O fundo arquivístico é conjunto de documentos, de qualquer formato ou suporte, produzidos organicamente e/ou reunidos e utilizados por uma pessoa física, família ou organismo no exercício das atividades e funções deste produtor.

III. A organicidade trata da qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas.

IV. A teoria das três idades diz respeito à sistematização das características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e utilização.

Analisando as quatro assertivas acima, podemos afirmar que:

A codificação consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas e se fundamenta, basicamente, na interpretação dos documentos.

Segundo SCHMIDT, a teoria concebida pelos australianos, em 1996, que se baseia em quatro eixos em permanente interação, sendo eles produção, reunião, organização e acesso dos documentos, configurando uma gestão contínua desde a criação do documento, é denominada:

A criação de estruturas públicas para o armazenamento de arquivos, a exemplo dos arquivos nacionais, encontra justificativa na necessidade de ampliação da eficiência governamental. A ideia associada a essa eficiência é chamada de razão

O levantamento e a análise dos gêneros e das espécies documentais deverão ser efetuados na fase de implantação da organização de um arquivo.

Em ordem exata, qual das alternativas abaixo exprime as definições de ARQUIVO, PROTOCOLO e CADASTRO?

I - Uma coletânea de dados, um banco de dados que reúne todas as informações possíveis, de seus clientes, seus fornecedores ou clientes potenciais de interesse da empresa.

II - Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores para fins de prova ou informação.

III - Trata-se do registro e controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos. Ele serve para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.

De acordo com MEDEIROS e HERNANDES, sobre arquivos, analisar a sentença abaixo:

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso (1ª parte). A expressão “referências cruzadas” é utilizada, exclusivamente, por bibliotecários (2ª parte).

A sentença está:

Considerando que os documentos de arquivo formam conjuntos para documentar os processos de trabalho, atividades ou funções, assinale a alternativa correspondente a uma das características de um documento de arquivo.

O advento das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) ocasiona modificações estruturais nos campos da política, da economia, da cultura entre os indivíduos e grupos sociais; também produzem repercussões nas práticas informacionais, a exemplo da área da Arquivologia em seus processos de produção, transferência e uso da informação. No contexto dessas transformações, determinados paradigmas arquivísticos não conseguem corresponder mais a realidade física atual. Entre esses novos paradigmas vinculados às TICs, está incorreto afirmar que:

A única característica que distingue os arquivos é o caráter orgânico, que liga um documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos que quando em conjunto.

Pelas entidades, sejam públicas ou privadas, circulam um grande número de documentos rotineiramente. Elas produzem, recebem, armazenam, preservam e guardam uma grande quantidade destes documentos, que via de regra têm grande importância para as entidades. A organização de todo esse material é essencial ao processo de comunicação. Sobre o modo de organização e arquivamento, analise os itens abaixo:

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I - Para a organização dos arquivos existem princípios básicos a serem observados, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade.

II - A segurança dos arquivos é imprescindível. Por isso, é necessário tomar medidas protetivas contra incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.

III - O organizador dos arquivos deve assegurar sigilo total e absoluto, pois essas informações só devem ser acessadas pelos sócios ou diretores da instituição.

IV - Todos os tipos e modos de arquivamento, precisam ter características de simplicidade de entendimento, funcionalidade e de lógica de fácil compreensão.

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Estão CORRETOS os itens: