Questões de Concurso sobre Expedição de documentos

Os documentos, após cumprirem as suas funções, devem ter o seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. Esta etapa, dentro do protocolo, é conhecida por

A Divisão de Comunicações Administrativas pode se desdobrar em três seções. Qual é a seção que está encarregada, dentre outras atividades, de expedir documentos e processos para outros órgãos, empresas ou repartições?

Analise as informações a respeito da expedição de correspondências:

I - Certifique-se que a correspondência preparada foi devidamente conferida e assinada pelo responsável;

II - Confira todos os anexos, que devem ser grampeados junto ao documento;

III - Confirme se o endereço está completo e o nome do destinatário está correto;

IV - Prepare o envelope a ser utilizado.

A alternativa que apresenta informação incorreta é:

Recebimento da correspondência a ser expedida, verificação da falta, ou não, de folhas ou anexos nos documentos, numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias, separação do original das cópias, encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.

A ordem de execução dessas tarefas obedece à lógica das atividades que fazem parte da rotina nos serviços de

Ao registrar a saída de uma carta ou documento, se está desenvolvendo uma etapa do serviço de protocolo chamada de:

Como é expedida uma correspondência oficial?

A classificação do documento no setor de protocolo gera muitos benefícios à organização dos arquivos, uma vez que o documento é devidamente processado e tratado desde o início de sua tramitação. O envio de documentos para destinatários externos à instituição remetente denomina-se:

O quadro abaixo apresenta um conjunto de passos e rotinas desenvolvidos no âmbito dos arquivos correntes, de acordo com Marilena Leite Paes no livro “Arquivo: Teoria e Prática” (1997).

O conjunto de rotinas descritas no quadro remete à atividade de:

Sobre o uso do envelope e outras particularidades da expedição de correspondências, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) O envelope mais usado na correspondência oficial mede 16 cm x 11,5 cm e são timbrados.

( ) O endereçamento se faz no anverso e deve ocupar a posição centralizada.

( ) Não há ponto no CEP, apenas um traço de separação entre o quinto e o sexto números.

( ) Deve-se dobrar o papel da correspondência o máximo de vezes possível, a fim de garantir o sigilo da correspondência.

A sequência está correta em

Em protocolo, assinale a alternativa que expressa corretamente o ato de enviar um documento ao destinatário que se encontra em outra instituição.

A expedição dos documentos de arquivo deve ser precedida do registro dessas informações.

A expedição de documentos é uma atividade típica do setor de arquivos intermediários, que se responsabiliza pela saída dos documentos após o encerramento de seu trâmite interno.

O protocolo central do órgão deve manter controle da expedição de correspondência, de modo a ser capaz de informar sua localização aos usuários em tempo real.

O setor de expedição de documentos tem por função

Na expedição dos documentos, deve-se expedir a cópia do documento, com os anexos, se for o caso, e encaminhar o original, acompanhado dos antecedentes que deram origem a ele, ao arquivo.

A expedição de documento, diferentemente do recebimento, não necessita de registro no setor de protocolo.

Além do setor de protocolo, todas as demais unidades de um órgão público têm responsabilidade pela expedição de documentos.

Ao receber documentos para serem expedidos, o assistente administrativo deve verificar se não faltam neles folhas ou anexos. Então, ele deve numerar as folhas e os anexos, e fazer duas cópias de cada documento. Por fim, deve expedir a primeira cópia (através de correio, malote ou outros meios), enviar a segunda cópia ao setor de origem do documento e guardar os originais, em ordem cronológica, a fim de que seja preservado o seu valor jurídico.

Não é permitida a expedição de documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermédio de agente público autorizado.

Recomenda-se duplicar todos os documentos no ato de sua expedição.