Questões de Concurso sobre Administração Pública

O ciclo PDCA está vinculado aos fundamentos teóricos da Filosofia de Kaizen, cultura japonesa que preconiza a melhoria contínua, um dos princípios da administração da qualidade. Uma das finalidades do ciclo é:

Sabemos que memorandos, relatórios, comunicados e cartas comerciais fazem parte das atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, uma vez que possibilitam a formalização da escrita. Tendo em vista as redundâncias, os chavões, as expressões em desuso, marque a única opção incorreta sobre “desvios” recorrentes na Redação Empresarial.

Marque a alternativa que pode ser considerada como consequência direta da profissão de Secretariado ter sido considerada Categoria Profissional Diferenciada pela Portaria nº 6.2691/1987:

“Grupos e equipes não são a mesma coisa”, é o que afirma Robbins (2014, p. 210). Focando nessa afirmação, analise as diferenças entre esses dois elementos organizacionais.

1. Grupos de Trabalho

2. Equipes de Trabalho

( ) Em relação à meta, compartilham informações.

( ) São caracterizados (as) por uma sinergia positiva.

( ) Compartilham responsabilidades individuais e mútuas.

( ) Suas habilidades são aleatórias e variadas.

( ) O desempenho coletivo contribui para alcance das metas.

A sequência correta é

Assinale (V) para Verdadeiro e (F) para Falso nos pressupostos abaixo:

( ) Atividade-fim é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

( ) Atividade-meio é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

( ) Ciclo vital dos documentos é a sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados, até a sua destinação final.

( ) Data - limite é o elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.

( ) Indexação é o processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chaves que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.

(Dicionário de Terminologia Arquivística. Disponível em:<http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/ conteudo.php?conteudo=24)

Marque a alternativa CORRETA:

Com as mudanças implantadas na organização, passou a ser necessário que funcionários de áreas diferentes passassem a formar equipes de trabalho. A ideia era de que o alcance dos objetivos da organização seria mais rápido se houvesse uma combinação das competências dos profissionais.

Equipes formadas por profissionais de diversos departamentos de uma organização são denominadas equipes

As informações contidas em um documento ajudam em sua adequada classificação no arquivo. Considere que seja solicitado ao Assistente Administrativo classificar um documento que requeira alto grau de segurança que só possa ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas a seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento, funcionalmente. Como ele deve classificá-lo, levando em conta seu grau de sigilo?

A preservação da memória, a burocracia, o uso aumentado das tecnologias e das informações conduzem ao aumento dos arquivos que têm um ciclo de vida. Em relação a essas fases, marque abaixo a alternativa CORRETA:

Considerando o método alfabético, analise as seguintes assertivas:

I - No caso de sobrenome composto por adjetivo ou ligado por hífen não se separa. A mesma regra para os sobrenomes compostos formados por Santa, Santo ou São.

II - Os nomes de empresas, órgãos públicos, instituições são registrados como se apresentam, desconsiderando os artigos, colocando-os após a transcrição entre parênteses.

III - Os títulos são considerados no método alfabético; eles são colocados na frente do nome.

IV - Os nomes árabes, chineses, japoneses e espanhóis são arquivados pelo último sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família dos avós paternos.

V - Os nomes das empresas não fazem inversão, ou seja, o arquivamento ocorre pelo nome exato da empresa e, no caso das empresas conhecidas por siglas, devem ser arquivadas como se fossem palavras.

Está(ão) CORRETA(S), apenas:

O histórico de luta pela aprovação do Conselho Profissional de Secretariado se iniciou em 1987, pela Federação Nacional das Secretárias e Secretários (Fenassec) e com a adesão em massa do secretariado brasileiro.

Em 1998, por solicitação da Fenassec, a Senadora Regina Assumpção (PTB/MG) apresentou ao Congresso Nacional, o Projeto de Lei nº 91/2008, para a criação do Conselho Federal de Secretariado e também dos Conselhos Regionais.

Este Projeto de Lei, no entanto, foi apresentado em vigência da Lei no. 9.649/1998 que, em seu Artigo 58, transformava os Conselhos Profissionais de autarquia privativa do chefe do executivo. Ou seja, só o presidente da república poderia apresentar Projeto de Lei para criação de conselhos profissionais.

Dessa forma, a aprovação do Conselho Profissional de Secretariado não correu por:

Marque com “V” (verdadeiro) ou “F” (falso) e escolha a alternativa correta.

( ) A tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial através de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. Planejamento, organização, controle e direção são as quatro principais funções administrativas.

( ) Chiavenato (1995) define o planejamento como uma função administrativa através da qual a empresa reúne e integra os seus recursos, define a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelece a divisão de trabalho através da diferenciação, proporciona os meios de autoridade e de responsabilidade e, assim por diante. A organização representa, no fundo, todos aqueles meios que a empresa utiliza para pôr em prática o planejamento, o controle e a avaliação para atingir os seus objetivos.

( ) Os autores Koontz e O’Donnel (1998) especificam que controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de colaboradores para assegurar que os objetivos da empresa e os planos delineados para alcançá-los sejam realizados. É, pois, a função segundo a qual cada administrador, do presidente ao supervisor, certifica-se de que aquilo que é feito está de acordo com o que se tencionava fazer.

( ) A Organização é uma associação de pessoas para atingir uma finalidade definida e predeterminada, ou seja, uma missão. As pessoas que compõem a organização são seus sócios, dirigentes, funcionários e voluntários, com objetivos e responsabilidades diferenciados, mas articulados em torno da missão da entidade.

“A estrutura organizacional constitui uma cadeia de comando, ou seja, uma linha de autoridade que interliga as posições da organização e define quem se subordina a quem.”

(CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 7ª.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004).

Relacione abaixo os modelos de estruturas de acordo com os pressupostos a seguir.

1. Estrutura funcional.

2. Estrutura divisional.

3. Estrutura matricial.

4. Estrutura de redes.

( ) É a estrutura proposta por Henry Fayol em que a empresa é departamentalizada com um órgão administrativo e demais departamentos divididos por especialidades como produção, contábil, finanças, marketing, e cada funcionário responde a um único chefe.

( ) Estrutura que adota duas estruturas sendo a departamental e a por projetos, que nesse caso o funcionário tem dois chefes: o do departamento ao qual está vinculado e a chefia do projeto ao qual será submetido, contrariando regra da estrutura proposta por Henri Fayol.

( ) Estrutura constituída por divisões autossuficientes que geram um produto ou serviço específico. Pode ser estruturada por produtos e serviços, por processo ou projeto, por região geográfica ou por cliente.

( ) Estrutura que surgiu com o avanço da Tecnologia da Informação em que permite que as empresas possam contratar profissionais que executam suas atividades in home. Os serviços podem ser prestados à distância e equipes podem trabalhar em conjunto.

Marque a alternativa que corresponde a sequência CORRETA:

Gestão de escritório – compreende-se o termo gestão como um processo ou atividade dinâmica que consiste na tomada de decisões sobre objetivos e recursos humanos, materiais, finanças, entre outras coisas, com o foco em resultados. (MACHADO, Secretariado Executivo para Concursos, 2015). Um tipo de gestão indispensável à eficiência e eficácia das atividades de uma secretária executiva é a Gestão de escritório, isso porque:

Os documentos de uma Instituição devem ser bem guardados e preservados. Um bom arquivo possibilita a facilidade na recuperação de informações, para isso se faz imprescindível o conhecimento e definição de métodos de arquivamento eficazes e eficientes. Na administração pública federal há a recomendação de utilização do método por assunto, combinando-o com algum outro método auxiliar. Quanto a este método:

Sobre o uso da Bandeira Nacional, considerando as orientações de cerimonial, assinale a alternativa correta.

Assinale a alternativa que possui a correta definição de “memorando”.

Com relação a gestão de conflitos, Kipper e Fávero (2009) relatam que o trabalho está intercalado com as relações interpessoais e vai de acordo com as experiências de cada um sobre si e sobre o outro. O(A) secretário(a), em todo momento, se comunica com o chefe, com gestores e colaboradores da organização e isso pode gerar conflitos.

KIPPER, Rosane Tomedi; FÁVERO, Altair Alberto. Pensamento, criatividade e conhecimento: diferenciais do profissional de secretariado executivo. In: DURANTE, Daniela Giareta; FÁVERO, Altair Alberto (org.). Gestão Secretarial: formação e atuação profissional. Passo Fundo: UPF, 2009.

Quanto aos conflitos, é possível afirmar que:

O arquivo é definido como um conjunto de documentos produzidos oficialmente e recebidos por um governo, organização ou empresa, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Assim, o acervo documental acondicionado no arquivo demanda de uma organização que fornecerá condições de segurança, acesso, flexibilidade, simplicidade e precisão.

Abaixo correlacione os elementos aos seus princípios.

(1) Segurança;

(2) Acesso;

(3) Flexibilidade;

(4) Simplicidade;

(5) Precisão.

( ) Para localização ativa dos documentos o arquivo deverá oferecer condições de consulta imediata.

( ) Com o crescimento da empresa ou órgão público, o arquivo deverá ser ajustado às novas demandas de produção e à multiplicidade dos documentos a serem arquivados.

( ) O volume do acervo documental não exige necessariamente um arquivo complexo, pois as possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais.

( ) O arquivo deverá oferecer exatidão na consulta aos documentos e garantir a localização de um documento arquivado ou que tenha sido dele retirado.

( ) No âmbito físico, o arquivo deverá possuir condições de segurança quanto a deterioração, extravio, roubo e medidas de prevenção para intempéries como calor excessivo ou umidade por condições climáticas. E, no âmbito do sigilo da informação, é importante tomar medidas para dificultar ou impedir o livre acesso a documentos confidenciais.

Assinale a sequência CORRETA:

No Brasil, por meio da Associação Brasileira das Entidades de Secretárias (ABES), representatividade da categoria de Secretariado, anterior à Federação Nacional das Secretárias e Secretários (Fenassec), obteve conquistas importantes para a classe.

Marque a alternativa que não apresenta uma dessas conquistas:

Até o século passado, a excelência era privilégio das empresas privadas. No entanto, a partir do século XXI, iniciou-se um movimento de pressão por qualidade na gestão pública. Demanda-se a excelência no serviço público. O profissional de secretariado, frente ao cenário muitas vezes burocrático da gestão pública, deve ter o entendimento de que: